EQS-HV: Österreichische Post AG: Einberufung zur Hauptversammlung

  Österreichische Post Aktiengesellschaft Wien, FN 180219 d ISIN AT0000APOST4   EINBERUFUNG   Wir laden hiermit unsere Aktionär*innen zu der am Donnerstag, dem 18. April 2024, um 10:00 Uhr in der Halle F der Wiener Stadthalle, Roland-Rainer-Platz 1, 1150 Wien, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft ein.   I. TAGESORDNUNG   Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung, des Nichtfinanziellen Berichts und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts über das Geschäftsjahr 2023 Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers des Nachhaltigkeitsberichts für das Geschäftsjahr 2024 Beschlussfassung über den Vergütungsbericht Beschlussfassung über die Vergütungspolitik Wahlen in den Aufsichtsrat Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 14 Abs 1 „Aufsichtsrat – Vergütung“ und über die Änderung der Satzung durch Einfügung einer neuen Bestimmung § 20a „Virtuelle/hybride Hauptversammlung“ Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands
a) zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 65 Abs 1 Z 4 und Z 8 sowie Abs 1a und Abs 1b AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis zu 10% des Grundkapitals, auch unter Ausschluss des quotenmäßigen Veräußerungsrechts, das mit einem solchen Erwerb einhergehen kann (umgekehrter Bezugsrechtsausschluss),
b) gemäß § 65 Abs 1b AktG für die Veräußerung bzw. Verwendung eigener Aktien eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot unter sinngemäßer Anwendung der Regelungen über den Bezugsrechtsausschluss der Aktionär*innen zu beschließen,
c) das Grundkapital durch Einziehung dieser eigenen Aktien ohne weiteren Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen.   II. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE   Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab 28. März 2024 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter post.at/investor zugänglich: Einberufung Beschlussvorschläge Formulare Vollmacht Vollmacht und Weisung an unabhängigen Stimmrechtsvertreter IVA Widerruf Vollmacht Vorlage (Konzern-) Jahresabschluss Konzernabschluss mit Konzernlagebericht 2023 Jahresabschluss mit Lagebericht 2023 Geschäftsbericht 2023 Jahresfinanzbericht 2023 Corporate Governance-Bericht 2023 Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Nichtfinanzieller Bericht 2023 Unterlagen zu Beschlusspunkten der Tagesordnung TOP 2 Gewinnverwendung TOP 7 Vergütungsbericht 2023 TOP 8 Vergütungspolitik 2024 TOP 9 Lebensläufe und Erklärungen der Kandidatinnen TOP 10 Satzung unter Ersichtlichmachung der Änderungen TOP 11 Erwerb eigener Aktien – Bericht des Vorstands Briefwahl Stimmzettel Widerruf der abgegebenen Stimme Hinweise zur Briefwahl Fragen und Antworten zur Briefwahl   III. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär*innenrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 8. April 2024 (24:00 Uhr, MESZ) (Nachweisstichtag). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär*in ist und dies der Gesellschaft nachweist. Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am 15. April 2024 (24:00 Uhr, MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss, nachzuweisen: Die Aktionär*innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.   Depotbestätigung gemäß § 10a AktG Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG): Angaben über den*die Aussteller*in: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code), Angaben über den*die Aktionär*in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen, Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung, Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, ISIN AT0000APOST4 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer), Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht. Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 8. April 2024 (24:00 Uhr, MESZ) beziehen. Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen.   Identitätsnachweis Die Aktionär*innen und deren Bevollmächtigte werden ersucht, zur Identifikation bei der Registrierung einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis bereit zu halten. Wenn Sie als Bevollmächtigte*r zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich zum amtlichen Lichtbildausweis bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht bereits an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie den Zutritt, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht vorweisen. Österreichische Post Aktiengesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden.   IV. ABSTIMMUNG PER BRIEF Jede*r Aktionär*in ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im Wege der Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG teilzunehmen. Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert) werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern Sie diese bei der Abteilung Investor Relations +43 (0) 57767 – 30400 zu folgenden Zeiten an: Montag – Donnerstag 9 Uhr – 16 Uhr und Freitag 9 Uhr – 13 Uhr. Die Texte der Formulare und das Hinweisblatt sind spätestens am 28. März 2024 auf der Internetseite unter post.at/investor unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ abrufbar. Der*Die Aktionär*in hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall folgende Angaben zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts (Sitz) des*der Aktionär*in, Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu ihrer Gültigkeit der Unterfertigung (firmenmäßige Zeichnung) durch den*die Aktionär*in. Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular (Stimmzettel) muss spätestens am 15. April 2024 bei Notar Dr. Christian Mayer an dessen Postfach 29 8230 Hartberg, als Zustellbevollmächtigten der Österreichische Post Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen. Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die Abstimmung per Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag (8. April 2024) ist, d.h., dass der Gesellschaft eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG spätestens am 15. April 2024 unter einer der oben genannten Adressen zugeht. Aktionär*innen, die im Wege der Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen daher – genauso wie Aktionär*innen, die persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen – für die rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge tragen. Die Aktionär*innen werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per Briefwahl nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit einem anderen Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel) vorgesehen. Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/investor ein neues Formular (Stimmzettel) zur Verfügung stellen, sollten bis spätestens 28. März 2024 zulässige Anträge von Aktionär*innen zur Ergänzung der Tagesordnung im Sinne von § 109 AktG und/oder bis spätestens 9. April 2024 zulässige Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von § 110 AktG einlangen. Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter Verwendung des von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihrer Internetseite zur Verfügung gestellten Formulars (Widerruf) diese Stimmabgabe widerrufen werden. Für die Rechtswirksamkeit des Widerrufs genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Christian Mayer per Telefax unter +43 (0) 1 512 46 11 – 28 spätestens am 17. April 2024, vor Tagesablauf, zugeht. Erscheint ein*e Aktionär*in zur Hauptversammlung, der*die seine*ihre Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben hat, kann er*sie sein*ihr Stimmrecht nur dann in der Hauptversammlung ausüben, wenn er*sie rechtzeitig, d.h. spätestens am 17. April 2024 wie oben näher beschrieben seine*ihre Stimmabgabe widerrufen hat. Andernfalls kann der*die Aktionär*in in der Hauptversammlung ohne Recht auf Ausübung der Aktionär*innenrechte als Gast teilnehmen, d.h. diesem*dieser Aktionär*in steht kein Rede- und Fragerecht, kein Antragsrecht und insbesondere kein Stimmrecht oder Widerspruchsrecht zu. Ein*e Aktionär*in, der*die an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat, kann auf dem Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen in der Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären. Eine darüber hinaus gehende Möglichkeit des Widerspruchs besteht nicht.   V. MÖGLICHKEIT ZUR BESTELLUNG EINES*R VERTRETER*IN UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN Jede*r Aktionär*in, der*die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt III. nachgewiesen hat, hat das Recht eine*n Vertreter*in zu bestellen, der*die im Namen des*der Aktionär*in an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der*die Aktionär*in hat, den*die er*sie vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform (§ 13 Abs 2 AktG) erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich. Für die Übermittlung von Vollmachten bieten wir folgende Kommunikationswege und Adressen an:   Die Vollmachten müssen spätestens bis 17. April 2024 (16:00 Uhr, MESZ) bei einer der zuvor genannten Adressen eingehen, sofern sie nicht am Tag der Hauptversammlung an der Ein- und Ausgangskontrolle der Hauptversammlung übergeben werden. Ein Vollmachtsformular und ein Formular für den Widerruf der Vollmacht sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/investor abrufbar. Wir bitten im Interesse einer reibungslosen Abwicklung stets die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Einzelheiten zur Bevollmächtigung, insbesondere zur Textform und zum Inhalt der Vollmacht, ergeben sich aus dem den Aktionär*innen zur Verfügung gestellten Vollmachtsformular. Hat der*die Aktionär*in seinem*ihrem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung, auf dem für dessen Übermittlung an die Gesellschaft vorgesehenen Weg, die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Aktionär*innen können auch nach Vollmachtserteilung die Rechte in der Hauptversammlung persönlich wahrnehmen. Persönliches Erscheinen gilt als Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht.   Unabhängiger Stimmrechtsvertreter Als besonderer Service steht den Aktionär*innen ein Vertreter vom Interessenverband für Anleger, IVA, Feldmühlgasse 22/4, 1130 Wien, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Seitens IVA ist vorgesehen, dass Herr Florian Beckermann bei der Hauptversammlung diese Aktionär*innen vertreten wird. Für die Bevollmächtigung von Herrn Florian Beckermann ist spätestens ab 28. März 2024 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/investor ein spezielles Vollmachtsformular abrufbar, welches der Gesellschaft ausschließlich an einer der oben genannten Adressen (E-Mail, Post) für die Übermittlung von Vollmachten zugehen muss. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Herrn Florian Beckermann vom IVA unter Tel. +43 (0) 1 8763343 oder E-Mail [email protected]. Der*Die Aktionär*in hat Herrn Florian Beckermann Weisungen zu erteilen, wie dieser (oder allenfalls ein von Herrn Florian Beckermann bevollmächtigter Subvertreter) das Stimmrecht auszuüben hat. Herr Florian Beckermann übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom*von dem*der Aktionär*in erteilten Weisungen aus. Ohne ausdrückliche Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Erhebung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt.   VI. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR*INNEN GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG 1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionär*innen nach § 109 AktG Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 28. März 2024 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse [email protected] oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS zugeht. „Schriftlich“ bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jede*n Antragsteller*in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder, bei Übermittlung per SWIFT, mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text anzugeben ist. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär*innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III.) verwiesen.   2. Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär*innen, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 9. April 2024 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft entweder an Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, oder per E-Mail an [email protected], wobei das Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneten Weise abgegeben, die Person des*der Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III.) verwiesen.   3. Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG Zum Tagesordnungspunkt 9 „Wahlen in den Aufsichtsrat“ und der allfälligen Erstattung eines entsprechenden Wahlvorschlags durch Aktionär*innen gemäß § 110 AktG macht die Gesellschaft folgende Angaben: Auf die Österreichische Post Aktiengesellschaft ist § 86 Abs 7 AktG anwendbar. Der Aufsichtsrat der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht nach der letzten Wahl durch die Hauptversammlung aus acht von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern (Kapitalvertretern*innen) und vier vom Betriebsrat gemäß § 110 ArbVG entsandten Mitgliedern. Von den acht Kapitalvertreter*innen sind drei Männer und fünf Frauen. Von den vier Arbeitnehmervertreter*innen sind drei Männer und eine Frau. Mitgeteilt wird, dass von der Mehrheit der Kapitalvertreter*innen im Aufsichtsrat mehr als sechs Wochen vor der Hauptversammlung ein Widerspruch gemäß § 86 Abs 9 AktG erhoben wurde und es daher zur Getrennterfüllung des Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG kommt. Gemäß § 9 Abs 1 der Satzung der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht der Aufsichtsrat aus mindestens vier und höchstens zehn von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern und den von der betrieblichen Arbeitnehmervertretung gemäß § 110 Abs 1 ArbVG entsendeten Mitgliedern. Sollte es zum Tagesordnungspunkt 9 „Wahlen in den Aufsichtsrat“ zur Erstattung eines Wahlvorschlags durch Aktionär*innen kommen, haben diese darauf Bedacht zu nehmen, dass nach Durchführung der Wahlen in den Aufsichtsrat am 18. April 2024 mindestens zwei Frauen dem Aufsichtsrat auf der Seite der Kapitalvertreter*innen angehören müssen.   4.  Auskunftsrecht der Aktionär*innen nach § 118 AktG Jedem*Jeder Aktionär*in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich. Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse [email protected] übermittelt werden.   5. Anträge von Aktionär*innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG Jede*r Aktionär*in ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG die Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung. Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zu Wahlen in den Aufsichtsrat (Punkt 9 der Tagesordnung) können nur von Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 9. April 2024 in der oben angeführten Weise (Punkt VI. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen. Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden. Weitergehende Informationen über die Rechte der Aktionär*innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind spätestens ab 28. März 2024 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/investor zugänglich.   6. Information für Aktionär*innen zur Datenverarbeitung Die Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionär*innen gemäß § 10a Abs 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des*der Bevollmächtigten und auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionär*innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär*innen ist für die Teilnahme von Aktionär*innen und deren Vertreter*innen an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO. Für die Verarbeitung ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle. Die Österreichische Post Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notar*innen, Rechtsanwält*innen, Banken und IT-Dienstleister*innen. Diese erhalten von Österreichische Post Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Österreichische Post Aktiengesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Österreichische Post Aktiengesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein*e Aktionär*in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionär*innen bzw. deren Vertreter*innen, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Österreichische Post Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Österreichische Post Aktiengesellschaft unter post.at/i/c/datenschutz-business zu finden. Allgemeine Informationen über die Verwendung von Daten bei der Österreichischen Post AG finden Sie auf unserer Webseite auf post.at/datenschutz. Bei Datenschutzanliegen können Sie uns jederzeit über das Kontaktformular unter datenschutzanfrage.post.at, unter der Anschrift Postkundenservice z.H. Datenschutzbeauftragte, Bahnsteggasse 17-23, 1210 Wien oder per E-Mail an [email protected] kontaktieren. Alle Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter Punkt 8 der Datenschutzhinweise. Gerne können wir Ihnen das in diesem Schreiben angeführte und online verfügbare Dokument in der aktuell geltenden Fassung ausgedruckt postalisch zusenden, sofern Sie das wünschen.   VII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 337.763.190,00 und ist zerlegt in 67.552.638 auf Inhaber*innen lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 67.552.638 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen.   2. Teilweise Übertragung der Hauptversammlung im Internet Dem Kosten- und Umweltgedanken Rechnung tragend, wird die physische Hauptversammlung so schlank und effizient wie möglich gestaltet. Alle Aktionär*innen der Gesellschaft sowie die interessierte Öffentlichkeit haben die Möglichkeit, die Präsentation des Vorstands in der Hauptversammlung am 18. April 2024 ab ca. 10:00 Uhr live im Internet unter post.at/investor zu verfolgen. Eine darüberhinausgehende Bild- oder Tonübertragung der Hauptversammlung erfolgt nicht. Zudem können alle Aktionär*innen ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch einen vom Unternehmen bestellten Stimmrechtsvertreter ausüben. Einlass zur Behebung der Stimmkarten ist ab 08:30 Uhr.

  Wien, im März 2024

Der Vorstand



Kontakt:
Österreichische Post Aktiengesellschaft
Harald Hagenauer
Leitung Investor Relations, Konzernrevision & Compliance
Tel.: +43 (0) 57767-30400
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