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ISIN: DE0001262152 Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am 16. Dezember 2026 um 10:00 Uhr (MEZ)
(Einlass ab 9:30 Uhr (MEZ)) im Konferenzzentrum München,
Hanns-Seidel-Stiftung,
Lazarettstraße 33,
80636 München, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Tagesordnung | 1. | Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2025/2026 und des Lageberichts der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses 2025/2026 und des Lageberichts des Konzerns, des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025/2026 sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher. Ab Einberufung der Hauptversammlung sind die Unterlagen über unsere Internetseite | www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung |
zugänglich. Alle vorzulegenden Unterlagen werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und in der Hauptversammlung erläutert. | | 2. | Vorlage des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2025/2026 zur Erörterung Vorstand und Aufsichtsrat haben jährlich einen Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung zur Billigung oder Erörterung vorzulegen. Vorstand und Aufsichtsrat haben einen Vergütungsbericht über die im Geschäftsjahr 2025/2026 jedem Mitglied des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung erstellt. Der Vergütungsbericht wurde vom Abschlussprüfer geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Da die Gesellschaft als kleine Kapitalgesellschaft im Sinne von § 267 Abs. 1 HGB die Voraussetzungen des § 120a Abs. 5 AktG erfüllt, wird der Vergütungsbericht der Hauptversammlung nicht zur Beschlussfassung über die Billigung, sondern unter eigenem Tagesordnungspunkt zur Erörterung vorgelegt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 2 ist deshalb nicht erforderlich. Der nach § 162 AktG erstellte und geprüfte Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2025/2026 und der Vermerk über dessen Prüfung durch den Abschlussprüfer sind von der Einberufung der Hauptversammlung an und während der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter | www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung |
zugänglich. | | 3. | Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025/2026 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025/2026 einzeln Entlastung zu erteilen. | | 4. | Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025/2026 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025/2026 Entlastung zu erteilen. | | 5. | Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026/2027 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die neo CM Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Regensburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026/2027 zu wählen. Der Aufsichtsrat, der gemäß § 107 Abs. 4 Satz 2 AktG zugleich die Aufgaben des Prüfungsausschusses wahrnimmt, hat vor Unterbreitung seines Wahlvorschlags eine Erklärung der neo CM Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu ihrer Unabhängigkeit eingeholt. Der Wahlvorschlag ist frei von einer ungebührlichen Einflussnahme durch Dritte. Der Gesellschaft wurde keine Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt, die die Auswahlmöglichkeiten der Hauptversammlung auf bestimmte Kategorien oder Listen von Abschlussprüfern beschränkt. | | 6. | Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für den Vorstand Gemäß § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre. Die Hauptversammlung vom 9. Februar 2023 hat unter Tagesordnungspunkt 8 ein Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder gebilligt. Der Aufsichtsrat hat das Vergütungssystem überprüft und mit Beschluss vom 23. Oktober 2026 beschlossen, es der Hauptversammlung in der nachstehend dargestellten Fassung erneut zur Billigung vorzulegen. Das Vergütungssystem für den Vorstand ist nachstehend dargestellt. Es ist außerdem von der Einberufung an über die Internetseite der Gesellschaft unter www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung zugänglich. Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft: Die Vergütung des Vorstandes besteht überwiegend aus fixen Bestandteilen und in geringem Umfang aus einer erfolgsbezogenen Komponente. Die Maximalvergütung für die Tätigkeit als Mitglied des Vorstands nebst einer etwaigen Tätigkeit in allen verbundenen Unternehmen beträgt für jedes Mitglied des Vorstands bis zu EUR 450.000,00 brutto und setzt sich zusammen aus einem fixen Vergütungsbestandteil in Höhe von 2/3 der Maximalvergütung und einem variablen Vergütungsbestandteil in Höhe von maximal 1/3 der Maximalvergütung. Die Maximalvergütung umfasst sämtliche Vergütungsbestandteile einschließlich einer etwaigen Ermessenstantieme. Zusätzlich erhalten die Mitglieder des Vorstands Nebenleistungen, deren Wert EUR 45.000,00 je Geschäftsjahr nicht übersteigen darf. Die Gesamtvergütung eines Mitglieds des Vorstands für ein Geschäftsjahr einschließlich der Nebenleistungen ist damit auf EUR 495.000,00 begrenzt. Sofern ein Mitglied des Vorstands eine Vergütung von einem verbundenen Unternehmen erhält, gilt in dieser Höhe der Vergütungsanspruch des jeweiligen Vorstands gegenüber der Gesellschaft als abgegolten. Beitrag der Vergütung zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft Die Strategie des B+S Konzerns ist auf gesicherte und wiederkehrende Erträge aus langjährigen Kundenbeziehungen, auf die kontinuierliche funktionale und technologische Weiterentwicklung der Anwendungssoftware und auf den langfristigen Substanzaufbau des Unternehmens ausgerichtet. Das Vergütungssystem unterstützt diese Strategie. Die fixe Vergütung sichert eine angemessene, vom kurzfristigen Erfolg unabhängige Grundvergütung und trägt damit zu einer nachhaltigen und risikobewussten Unternehmensführung bei. Die variable Vergütung knüpft an die Sicherheit und Verfügbarkeit des Rechenzentrums als Grundlage des ASP-Geschäfts, an den Erhalt und Ausbau der wiederkehrenden Erlöse aus Wartung und ASP sowie an das operative Ergebnis des Konzerns an. Diese drei Leistungskriterien entsprechen den Kennzahlen, mit denen der Vorstand den Konzern steuert, und setzen Anreize für eine langfristige und stabile Entwicklung. Die Ermessenstantieme ermöglicht es dem Aufsichtsrat, darüber hinaus besondere Leistungen zu honorieren, die den Kennzahlen nicht unmittelbar zu entnehmen sind. Fixe Vergütung Die fixe Vergütung beträgt bis zu EUR 300.000,00 und wird erfolgsunabhängig bezahlt. Zusätzlich zur fixen Vergütung erhalten die Mitglieder des Vorstands Nebenleistungen, nämlich einen Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, ein auch privat nutzbares Mobiltelefon, einen Zuschuss zur Krankenversicherung in Höhe des Arbeitgeberanteils, eine hälftige Beteiligung an den Beiträgen zu einer freiwilligen Weiterversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung sowie einen Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung in Höhe von 1,75 % des Bruttoentgelts, höchstens in Höhe der Hälfte des steuerfrei möglichen Beitrags. Der geldwerte Vorteil der Nebenleistungen darf EUR 45.000,00 je Geschäftsjahr nicht übersteigen und wird im Vergütungsbericht ausgewiesen. Variable Vergütung Ziel der variablen Vergütung soll die Entlohnung der nachhaltigen Leistung des Vorstands anhand der langfristigen Unternehmensentwicklung sein. Die Ansprüche auf die variable Vergütung einschließlich einer etwaigen Ermessenstantieme sind je Geschäftsjahr begrenzt auf bis zu EUR 150.000,00 und damit auf 1/3 der Maximalvergütung, nachfolgend Cap. Grundlage für die Berechnung des variablen Vergütungsbestandteils ist jeweils der vom Vorstand aufgestellte und vom Abschlussprüfer geprüfte Konzernabschluss nach IFRS. Der Aufsichtsrat stellt die Erreichung der Leistungskriterien nach Billigung des Konzernabschlusses auf Grundlage der geprüften Konzernzahlen fest. Die variable Vergütung wird in dem Monat zur Zahlung fällig, der dem Monat folgt, in dem der Konzernabschluss der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft vom Aufsichtsrat gebilligt wird. Abhängig vom Erreichen bestimmter Ziele des Konzerns (nach IFRS) wird eine variable Vergütung entsprechend der nachfolgenden Tabelle bezahlt: | Ziel | Zielgröße | Variable Vergütung | | Rechenzentrumssicherheit und -verfügbarkeit im jeweils abgelaufenen Geschäftsjahr | > 99% | bis zu 18.000 EUR | | Bestand wiederkehrender Einkünfte aus Wartung und ASP im jeweils abgelaufenen Geschäftsjahr | Größer oder gleich
Vorjahreswert | bis zu 27.000 EUR | | EBIT des Geschäftsjahres | | Jeweils bis zu | | bis 500 TEUR | 0,00 EUR | | über 500 bis 1.000 TEUR | 13.500,00 EUR | | über 1.000 bis 1.500 TEUR | 27.000,00 EUR | | über 1.500 TEUR | 45.000,00 EUR |
Der Aufsichtsrat ist berechtigt, eine Ermessenstantieme bis zu EUR 150.000,00 pro Jahr für den Vorstand zu gewähren. Die Ermessenstantieme wird auf den Cap angerechnet. Die Summe aus fixer Vergütung, variabler Vergütung nach der vorstehenden Tabelle und Ermessenstantieme darf die Maximalvergütung je Mitglied des Vorstands und Geschäftsjahr in keinem Fall überschreiten. Die Ermessenstantieme kann bei außerordentlichen Leistungen oder Erfolgen des Gesamtvorstands oder eines einzelnen Mitglieds des Vorstands oder bei einer besonders positiven Unternehmensentwicklung gewährt werden. Ein Rechtsanspruch auf die Ermessenstantieme besteht nicht. Bei seiner Entscheidung berücksichtigt der Aufsichtsrat insbesondere die Entwicklung der Liquidität und der Eigenkapitalquote des Konzerns, die Mitarbeiterfluktuation als nichtfinanziellen Leistungsindikator, die Umsetzung strategischer Projekte, die Gewinnung wesentlicher Neukunden sowie die Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Gesellschaft als Zahlungsinstitut. Der Aufsichtsrat entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen und erläutert seine Entscheidung im Vergütungsbericht. Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands werden für die Dauer der jeweiligen Bestellung abgeschlossen, längstens für fünf Jahre. Die derzeitigen Anstellungsverträge laufen vom 1. Juli 2026 bis zum 30. Juni 2031 und enden mit Ablauf dieser Zeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Eine ordentliche Kündigung ist beiderseits ausgeschlossen, das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Anstellungsverträge enden ferner spätestens mit Erreichen der Regelaltersgrenze sowie bei dauernder Dienstunfähigkeit. Die Gesellschaft kann ein Mitglied des Vorstands jederzeit unter Fortzahlung der Vergütung von der Dienstpflicht freistellen. Abfindungszusagen für den Fall einer vorzeitigen Beendigung enthalten die Anstellungsverträge nicht. Der Aufsichtsrat kann im Zuge einer einvernehmlichen Aufhebung nach pflichtgemäßem Ermessen über Sonderleistungen entscheiden. Nachvertragliche Wettbewerbsverbote sind nicht vereinbart. Ruhegehalts- und Vorruhestandsregelungen bestehen nicht, die Gesellschaft leistet lediglich den vorstehend beschriebenen Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung. Berücksichtigung der Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer Bei der Festsetzung des Vergütungssystems hat der Aufsichtsrat die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer des B+S Konzerns berücksichtigt. Einbezogen wurden die Arbeitnehmer der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft und der B+S Banksysteme Salzburg GmbH. Der Aufsichtsrat hat insbesondere das Verhältnis der Vorstandsvergütung zur durchschnittlichen Vergütung der Belegschaft und dessen Entwicklung im Zeitablauf betrachtet und berücksichtigt bei der Fortschreibung der Vorstandsvergütung die allgemeine Gehaltsentwicklung im Konzern. Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems Der Aufsichtsrat beschließt das Vergütungssystem im Plenum und setzt es in den Anstellungsverträgen der Vorstandsmitglieder um. Die Höhe der Vergütung überprüft der Aufsichtsrat alle zwei Jahre, ein Anspruch der Mitglieder des Vorstands auf eine Erhöhung besteht nicht. Vergütungen, die ein Mitglied des Vorstands von einem verbundenen Unternehmen erhält, bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats und werden auf die Maximalvergütung angerechnet. Ein Vergütungsausschuss besteht nicht. Der Aufsichtsrat überprüft das Vergütungssystem regelmäßig, mindestens alle vier Jahre sowie bei jeder wesentlichen Änderung, und legt es der Hauptversammlung zur Billigung vor. Billigt die Hauptversammlung das Vergütungssystem nicht, legt der Aufsichtsrat spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem vor. Vorübergehende Abweichung vom Vergütungssystem Der Aufsichtsrat kann gemäß § 87a Abs. 2 Satz 2 AktG vorübergehend von den Bestandteilen des Vergütungssystems abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist, etwa bei einer schweren Unternehmenskrise, bei wesentlichen Änderungen der Unternehmensstrategie oder bei einer grundlegenden Änderung der aufsichtsrechtlichen Rahmenbedingungen. Eine Abweichung setzt einen Beschluss des Aufsichtsrats voraus, in dem die Notwendigkeit und die voraussichtliche Dauer der Abweichung festgestellt werden. Abweichungen sind möglich hinsichtlich der Leistungskriterien, der Zielgrößen, des Verhältnisses der Vergütungsbestandteile zueinander und des Bemessungszeitraums. Die Maximalvergütung bleibt von einer Abweichung unberührt. Über eine Abweichung wird im Vergütungsbericht berichtet. Überprüfung des Vergütungssystems und Berücksichtigung der Aktionärsvoten Der Aufsichtsrat hat das von der Hauptversammlung am 9. Februar 2023 gebilligte Vergütungssystem im Jahr 2026 überprüft. Die wirtschaftlichen Eckwerte, insbesondere die Maximalvergütung von EUR 450.000,00 ohne Nebenleistungen, die fixe Vergütung, der Cap, die Leistungskriterien und die Ermessenstantieme, hat er im Wesentlichen unverändert beibehalten. Klargestellt wurde, dass eine Ermessenstantieme auf den Cap angerechnet wird und die Maximalvergütung in keinem Fall überschritten werden darf sowie ein gesonderter Höchstbetrag für die Nebenleistungen, die das bisherige System nicht ausdrücklich behandelt hat. Ergänzt wurden außerdem die Angaben zum Strategiebeitrag, zum Bemessungszeitraum, zu den vergütungsbezogenen Rechtsgeschäften, zur Berücksichtigung der Arbeitnehmerbedingungen, zum Verfahren und zur Abweichungsmöglichkeit. Der Vergütungsbericht wird der Hauptversammlung jährlich zur Erörterung vorgelegt. Äußerungen von Aktionären zum Vergütungssystem oder zu den Vergütungsberichten, die Anlass zu Änderungen gegeben hätten, lagen dem Aufsichtsrat nicht vor. Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen: Das vorstehend dargestellte, vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft wird gebilligt. |
Teilnahmebedingungen Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Versammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 16 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Die Anmeldung muss in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Zum Nachweis reicht ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Der Nachweis hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung, also auf den Geschäftsschluss des 24. November 2026, 24:00 Uhr (MEZ) („Nachweisstichtag“), zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis zum Ablauf des 9. Dezember 2026, 24:00 Uhr (MEZ), über einen der folgenden Kontaktwege zugehen: B+S Banksysteme Aktiengesellschaft
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de oder gemäß § 67c AktG auch über Intermediäre gemäß SRD II in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU 2018/1212) im ISO 20022 Format (z.B. über SWIFT, CMDHDEMMXXX). Für die Nutzung von SWIFT ist eine Autorisierung über die SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Wer etwa zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, er hat sich vom Vorbesitzer, welcher die Aktien zum Nachweisstichtag noch gehalten hat, bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten Der Aktionär kann sein Stimmrecht sowie seine sonstigen Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person seiner Wahl, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Für die Bevollmächtigung von Intermediären, Stimmrechtsberatern, Aktionärsvereinigungen oder sonstigen geschäftsmäßig Handelnden (Bevollmächtigung gemäß § 135 AktG) gelten besondere gesetzliche Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Aktionäre, die eine Vollmacht nach § 135 AktG erteilen wollen, werden gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über das Verfahren und die Form der Vollmacht abzustimmen. Ein Formular gemäß § 48 Abs. 1 Nr. 5 des WpHG, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird. Dieses steht auch unter www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 15. Dezember 2026, 24:00 Uhr (MEZ),zur Verfügung: B+S Banksysteme Aktiengesellschaft
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de oder gemäß § 67c AktG auch über Intermediäre gemäß SRD II in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU 2018/1212) im ISO 20022 Format (z.B. über SWIFT, CMDHDEMMXXX). Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann auch dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern bereits vor der Hauptversammlung eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes führen. Zusammen mit der Eintrittskarte erhalten sie weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Dieses steht auch unter www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Die Vollmacht mit den Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft sollten aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 15. Dezember 2026, 24:00 Uhr (MEZ), bei den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft unter der im Abschnitt „Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten“ genannten Kontaktdaten für die Übermittlung der Vollmachtserteilung eingehen. Die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung gilt als Widerruf bereits erteilter Weisungen. Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Verfahren für die Stimmabgabe bei Briefwahl Der Vorstand hat von der Ermächtigung in § 17 Abs. 6 der Satzung Gebrauch gemacht, die Briefwahl zuzulassen. Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihre Stimmen daher durch Briefwahl abgeben. Hierzu kann das auf der Eintrittskarte abgedruckte Formular verwendet werden. Das Briefwahlformular erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, welche nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird. Dieses steht auch unter www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Wir weisen darauf hin, dass auch zur Abgabe von Briefwahlstimmen eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis des Aktienbesitzes erforderlich sind. Briefwahlstimmen können bis zum 15. Dezember 2026, 24:00 Uhr (MEZ), unter der vorgenannten, im Abschnitt „Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten“ angegebenen Adresse erteilt, geändert oder widerrufen werden. Die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung gilt ebenfalls als Widerruf bereits abgegebener Briefwahlstimmen. Wenn Briefwahlstimmen und Vollmacht mit Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn Briefwahlstimmen oder Vollmacht mit Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter auf unterschiedlichen Übermittlungswegen eingehen, werden erteilte Briefwahlstimmen oder Vollmachten/Weisungen in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. nach § 67c AktG über Intermediäre per SWIFT (dies gilt nicht für die Abgabe, Änderung oder den Widerruf von Briefwahlstimmen) 2. per E-Mail und 3. in Papierform eingehende Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten/Weisungen Weitere Einzelheiten können die Aktionäre den Hinweisen auf dem mit der Eintrittskarte übersandten bzw. auf der Internetseite verfügbaren Formular entnehmen. Angabe der Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG Ergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht zurzeit 310.497 Aktien) oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht zurzeit 500.000 Aktien), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Ergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist also der 15. November 2026, 24:00 Uhr (MEZ). Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft zu richten. Wir bitten, folgende Adresse zu verwenden: B+S Banksysteme Aktiengesellschaft
- Vorstand -
Elsenheimerstraße 57
80687 München
Deutschland Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Satz 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten werden. Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt. Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 AktG berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen zu den Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Sollen die Gegenanträge von der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, sind sie spätestens 14 Tage vor der Versammlung, d.h. spätestens bis zum 1. Dezember 2026, 24:00 Uhr (MEZ), an folgende Adresse zu richten: B+S Banksysteme Aktiengesellschaft
Hauptversammlung
Elsenheimerstraße 57
80687 München
Deutschland
Fax: +49 (0)89 741 19 - 599
E-Mail: ir@bs-ag.com Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht zugänglich gemacht. Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden wir zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und der Begründung sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung hierzu im Internet unter www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
veröffentlichen. Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern sinngemäß. Solche Vorschläge müssen jedoch nicht begründet werden. Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht der Vorstand einen Wahlvorschlag unter anderem auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder oder Abschlussprüfer enthält und bei vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitgliedern keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten beigefügt sind. Angaben zu ihrer Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sollen beigefügt werden. Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab übermittelt worden sind, werden in der Hauptversammlung nur berücksichtigt, wenn sie dort gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der B+S Banksysteme Aktiengesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des B+S Banksysteme-Konzerns und der in den B+S Banksysteme-Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Nach § 18 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft ist der Vorsitzende der Versammlung ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken. Er ist insbesondere ermächtigt, zu Beginn der Hauptversammlung oder während ihres Verlaufs einen zeitlichen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für einen einzelnen Tagesordnungspunkt oder für einen Redner zu setzen. Die zeitlichen Beschränkungen müssen angemessen sein. Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG finden sich auch unter der Internetadresse www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite www.bs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung
abrufbar. Informationen zum Datenschutz Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden. Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten: B+S Banksysteme AG
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Fax: +49 (0)89 741 19 - 599
E-Mail: datenschutz@bs-ag.com Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich. Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: datenschutz@bs-ag.com
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter folgender Adresse: B+S Banksysteme AG
Elsenheimerstraße 57
80687 München
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Tel.: +49 (0)89 741 19 - 0
E-Mail: datenschutz@bs-ag.com Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 6.209.933,00 und ist eingeteilt in 6.209.933 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von EUR 1,00 je Stückaktie. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung somit 6.209.933. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien. München, im November 2026 B+S Banksysteme Aktiengesellschaft Der Vorstand |
