BEG IV: Neue Aufbewahrungsfristen entlasten Unternehmen 2026

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verkürzt die Archivierungspflicht für Rechnungen und Belege. Doch die Digitalisierung stellt Betriebe vor neue Herausforderungen.

Seit Anfang 2025 gilt für viele Unternehmen eine wichtige Erleichterung: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen wurde von zehn auf acht Jahre reduziert. Diese Neuregelung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) soll Bürokratie abbauen und Lagerkosten senken. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die digitale, revisionssichere Archivierung – besonders mit der seit 2025 geltenden E-Rechnungspflicht.

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Gestufte Fristen: Was wie lange aufbewahrt werden muss

Die Archivierungspflicht in Deutschland folgt einem dreistufigen System. Unternehmen müssen die Kategorien genau kennen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Eine zehnjährige Frist gilt unverändert für Kernunterlagen der Buchführung. Dazu zählen Bücher, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare und Lageberichte. Diese Dokumente bilden das finanzielle Rückgrat eines Unternehmens.

Die neue achtjährige Frist betrifft nun die meisten Buchungsbelege. In diese Kategorie fallen Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Kontoauszüge und Gehaltslisten. Sie bilden den täglichen Geschäftsverkehr ab.

Nur sechs Jahre müssen Handelsbriefe und allgemeine Geschäftskorrespondenz aufbewahrt werden – sofern sie nicht als Buchungsbeleg dienen. Entscheidend ist stets der inhaltliche Zusammenhang, nicht die Bezeichnung des Dokuments.

Wichtig: Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt die zehnjährige Pflicht für Belege bestehen. Sie unterliegen strengeren Regulatorien.

GoBD und E-Rechnung: Die digitale Herausforderung

Mit der verpflichtenden E-Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen gewinnen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) massiv an Bedeutung. Ein einfaches PDF per E-Mail reicht seit 2025 nicht mehr aus. Gefordert sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Die GoBD verlangen eine lückenlose, manipulationssichere digitale Archivierung. Das bloße Ausdrucken und Löschen der elektronischen Originale ist nicht zulässig. Jede Änderung muss protokolliert, jeder Beleg muss vollständig und jederzeit abrufbar sein.

Ein zentrales Element ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt den gesamten Lebenszyklus eines digitalen Belegs im Unternehmen und dient als Nachweis für die Integrität der Prozesse gegenüber dem Finanzamt.

Praxistipp: Diese Unterlagen können 2026 entsorgt werden

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Dokument entstanden ist. Zum Jahreswechsel 2025/2026 können Archive entlastet werden – vorausgesetzt, es liegen keine besonderen Hinderungsgründe wie eine laufende Betriebsprüfung vor.

• 10 Jahre: Handelsbücher, Bilanzen und Jahresabschlüsse aus 2015 und früher.
• 8 Jahre: Buchungsbelege und Rechnungen (nach neuer Regelung) aus 2017 und früher.
• 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe aus 2019 und früher.

Vor der Vernichtung ist stets eine sorgfältige Prüfung ratsam. Im Zweifelsfall sollte ein Steuerberater konsultiert werden.

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Analyse: Entlastung mit Nebenwirkungen

Die Fristenverkürzung durch das BEG IV ist ein willkommener Schritt zur Bürokratieentlastung, besonders für den Mittelstand. Sie spart physischen Lagerraum und Verwaltungsaufwand.

Doch die Kehrseite ist der gestiegene Digitalisierungsdruck. Die Investition in ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird für viele Betriebe unumgänglich. Solche Systeme automatisieren nicht nur die Einhaltung der Fristen, sondern beschleunigen auch Abläufe bei Betriebsprüfungen erheblich.

Die Nichteinhaltung der Pflichten bleibt riskant: Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlage schätzen oder im Extremfall sogar ein Verfahren wegen Steuergefährdung einleiten.

Der Trend ist klar: Die Buchführung wird vollständig digital. Unternehmen müssen ihre Prozesse und IT-Infrastruktur regelmäßig überprüfen, um mit den dynamischen regulatorischen Anforderungen Schritt zu halten. Die Zusammenarbeit von Steuerberatern und IT-Spezialisten wird dabei immer wichtiger.

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