Bürokratieabbau: Arbeitsverträge per E-Mail sind jetzt Standard

Seit einem Jahr revolutioniert eine Gesetzesreform die Personalarbeit in Deutschland. Arbeitsverträge und Altersgrenzenvereinbarungen sind nun per E-Mail rechtsgültig.

Die Änderung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beendete einen als anachronistisch empfundenen Zustand. Bis Ende 2024 zwangen veraltete Formvorschriften viele Unternehmen noch zum Versand von Papierverträgen mit Originalunterschrift. Diese Hürde fiel zum 1. Januar 2025. Die sogenannte Textform – eine einfache E-Mail oder ein PDF – wurde für Kernbereiche des Arbeitsrechts zum neuen Standard.

Herzstück der Reform ist die Aufwertung der Textform nach § 126b BGB. Statt einer eigenhändig unterschriebenen Urkunde genügt nun eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht nötig.

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Zwei zentrale Regelungen wurden modernisiert:

1. Das Nachweisgesetz: Arbeitgeber müssen wesentliche Vertragsbedingungen nicht mehr im Original aushändigen. Die Übermittlung per E-Mail-Anhang ist jetzt ausreichend. Der Gesetzgeber schützt Arbeitnehmer jedoch durch klare Vorgaben: Das Dokument muss für sie zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein. Der Arbeitgeber muss zudem eine Empfangsbestätigung anfordern.
2. Altersgrenzenvereinbarungen: Die Befristung bis zum Renteneintritt war lange eine der größten Hürden für digitale Verträge. Sie erforderte zwingend die Schriftform und erzwang so praktisch immer den Papierweg. Eine Anpassung im Sozialgesetzbuch VI hat auch hier die Textform ermöglicht und den Weg für vollständig digitale Prozesse freigemacht.

Mehr Tempo, weniger Kosten: So profitiert die Wirtschaft

Für Unternehmen hat sich die Umstellung als großer Effizienzgewinn erwiesen. Der administrative Aufwand in Personalabteilungen sank spürbar. Weggefallen sind Kosten für Druck, Porto und die Archivierung physischer Dokumente.

Der entscheidende Vorteil ist jedoch die Geschwindigkeit. Verträge können innerhalb von Minuten versendet und bestätigt werden. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil, besonders bei der Anwerbung internationaler Fachkräfte oder in Remote-Arbeitsmodellen. Wirtschaftsverbände begrüßten die Reform als überfälligen Schritt für den Standort Deutschland.

Diese Ausnahmen gelten weiterhin

Trotz der Liberalisierung hat der Gesetzgeber in sensiblen Bereichen Schutzstandards bewahrt. Die Schriftform mit Originalunterschrift bleibt in diesen Fällen Pflicht:

• Bestimmte Branchen: Für Beschäftigte im Baugewerbe, der Gastronomie, im Transportwesen oder der Gebäudereinigung gilt die Erleichterung nicht. Hier soll die Schwarzarbeit bekämpft werden.
• Andere Befristungen: Sachgrundlose oder zweckgebundene Befristungen benötigen weiterhin die klassische Schriftform. Ein Formfehler führt hier zum unbefristeten Vertrag.
• Kündigungen und Aufhebungsverträge: Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erfordert nach wie vor die handschriftliche Unterschrift.
• Wettbewerbsverbote: Auch nachvertragliche Tätigkeitsbeschränkungen müssen auf Papier vereinbart werden.

Arbeitnehmer behalten zudem das Recht, jederzeit einen schriftlichen Nachweis auf Papier zu verlangen.

Analyse: Eine notwendige Kurskorrektur

Die Reform ist mehr als eine technische Anpassung. Sie signalisiert den Willen, Deutschlands Bürokratie ins digitale Zeitalter zu führen. Die vorherige, strengere Regelung von 2022 war ein deutscher Sonderweg, der über EU-Vorgaben hinausging und als Bremsklotz galt.

Das BEG IV korrigierte diesen Kurs. Es entlastet Unternehmen von unnötigem Aufwand und macht sie agiler im globalen Wettbewerb um Talente. Die erfolgreiche Umsetzung zeigt: Bürokratieabbau und Arbeitnehmerschutz schließen sich nicht aus.

Künftige Debatten werden sich wohl um die verbliebenen Ausnahmen drehen. Sind die Sonderregeln für bestimmte Branchen noch zeitgemäß? Könnte die qualifizierte elektronische Signatur auch für andere Vertragsarten wie Befristungen den Papierkrieg beenden? Die Grundlage für weitere Schritte in eine digitale Arbeitswelt ist jedenfalls gelegt.

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