Digitalisierung im Arbeitsrecht: Wo Papier noch Pflicht bleibt

Die Digitalisierung von Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnungen schreitet voran – doch für wichtige Ausnahmen gilt weiterhin die strenge Schriftform. Das zeigt eine aktuelle Analyse des Handwerk Magazins vom 26. März 2026.

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das weitgehend zum 1. Januar 2025 in Kraft trat, haben Unternehmen deutlich mehr Spielraum. Die Änderung des Nachweisgesetzes erlaubt es, wesentliche Vertragsbedingungen in Textform (§ 126b BGB) zu übermitteln. Das bedeutet: Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger – etwa per E-Mail oder als PDF – genügt für viele Regelungen. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr nötig.

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Für eine rechtskonforme Übermittlung müssen jedoch klare Bedingungen erfüllt sein. Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein. Zudem muss der Arbeitgeber den Beschäftigten auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Diese Neuerung vereinfacht das Onboarding und ermöglicht auch digitale Änderungen bestehender Verträge.

Kritische Ausnahmen: Hier bleibt die Unterschrift Pflicht

Trotz der Erleichterungen gibt es weiterhin Bereiche, in denen die strengere Schriftform (§ 126 BGB) zwingend ist. Laut Handwerk Magazin betrifft das vor allem befristete Arbeitsverträge. Um die Befristung wirksam zu vereinbaren, ist eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB) erforderlich. Eine bloß eingescannte Unterschrift reicht nicht aus. Andernfalls riskieren Unternehmen, dass der Vertrag als unbefristet gilt.

Das gleiche gilt für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB) sowie für nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB). Zudem haben Arbeitnehmer jederzeit das Recht, ein Dokument mit Originalunterschrift auf Papier zu verlangen. Diese Ausnahmen zeigen: Eine pauschale Digitalisierung ist nicht überall möglich. Eine genaue Prüfung der Formvorschriften bleibt unerlässlich.

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Gehaltsabrechnungen: Bundesarbeitsgericht gibt grünes Licht

Im Bereich der Entgeltabrechnungen hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit einem Grundsatzurteil vom 28. Januar 2025 Klarheit geschaffen. Arbeitgeber dürfen Abrechnungen rein digital bereitstellen, ohne zusätzlich einen Papierausdruck anfertigen zu müssen. Voraussetzung ist ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach, in dem die Abrechnung eingesehen und ausgedruckt werden kann.

Das Urteil (Az. 9 AZR 48/24) schafft Planungssicherheit für die papierlose Lohnbuchhaltung. Es bestätigt, dass die gesetzlich vorgeschriebene Textform auch durch elektronische Bereitstellung erfüllt ist. Für Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang muss im Betrieb jedoch die Möglichkeit bestehen, die Abrechnung einzusehen oder auszudrucken.

Weitere digitale Pflichten stehen bevor

Die Digitalisierung im Personalwesen geht über Verträge und Abrechnungen hinaus. Zwei weitere Großprojekte stehen 2026 an:

Die elektronische Arbeitszeiterfassung wird voraussichtlich im Laufe des Jahres verpflichtend. Auch wenn das Gesetz eine digitale Lösung nicht ausdrücklich vorschreibt, wird sie zum De-facto-Standard werden. Diese Entwicklung folgt einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019.

Zudem muss die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bis spätestens Juni 2026 umgesetzt werden. Unternehmen werden dann Gehaltsspannen in Stellenanzeigen ausweisen müssen. Beschäftigte erhalten das Recht, geschlechtsbezogene Durchschnittsgehälter für vergleichbare Positionen zu erfragen. Diese neuen Pflichten erfordern eine frühzeitige Anpassung der Unternehmensprozesse und -systeme.

Die digitale Transformation im Arbeitsrecht bietet enorme Chancen für Effizienz und Modernität. Sie verlangt aber auch ein genaues Wissen um die verbleibenden rechtlichen Grenzen. Unternehmen, die ihre digitalen HR-Prozesse jetzt robust aufbauen, positionieren sich für die Zukunft – sowohl im Wettbewerb um Talente als auch bei der Einhaltung komplexer Vorgaben.

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