Tantiemen unter Beschuss: Finanzämter verschärfen Prüfung von Geschäftsführer-Gehältern

Die Steuerprüfer in Deutschland gehen in dieser Saison mit besonderer Härte gegen vermeintlich überhöhte Bonuszahlungen an GmbH-Geschäftsführer vor. Hintergrund sind klare Vorgaben aus der Rechtsprechung und verschärfte Verwaltungsanweisungen. Wer seine Jahresabschlüsse für 2025 fertigstellt, muss jetzt handeln, um hohe Steuernachforderungen zu vermeiden.

Schärfere Prüfungen: Null Toleranz bei verdeckten Gewinnausschüttungen

Seit Mitte Februar 2026 richten die Finanzämter ihr Augenmerk verstärkt auf variable Vergütungen, sogenannte Tantiemen, für geschäftsführende Gesellschafter (GGF). Der Kern des Problems ist alt, die Durchsetzung neu: Die Grenze zwischen abzugsfähigen Betriebsausgaben und einer verdeckten Gewinnausschüttung (vGA) wird enger gezogen. Eine vGA liegt vor, wenn ein geschäftsführender Gesellschafter einen Vorteil erhält, den ein ordentlicher Geschäftsleiter einem Fremden unter gleichen Umständen nicht gewährt hätte.

Getrieben wird diese Welle von der Digitalisierung der Lohnsteueraußenprüfung. Automatisierte Datenanalysen helfen den Prüfern heute, Vergütungspakete zu identifizieren, die von den etablierten Richtwerten abweichen. Selbst die bisherige „Safe-Harbor“-Regel – ein Bonus unter 25 Prozent des Gesamtgehalts gilt als angemessen – wird nun infrage gestellt. Die Finanzämter prüfen auch formal einwandfreie Strukturen, wenn der Bonus absolut betrachtet unverhältnismäßig hoch erscheint oder die notwendigen Vertragsunterlagen nicht fristgerecht vorlagen.

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BFH-Urteil als Wendepunkt: AG bleibt, GmbH leidet

Die aktuelle Rechtslage wird maßgeblich durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH I R 36/22) von Ende 2024 geprägt. Die Richter entschieden, dass die strengen vGA-Grundsätze für GmbH-Geschäftsführer nicht automatisch auf Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft (AG) übertragen werden können. Grund ist die unabhängige Kontrolle durch den Aufsichtsrat bei der AG.

Für GmbHs hat diese Unterscheidung jedoch eine Kehrseite: Da ihnen oft ein solches Kontrollgremium fehlt, wird das Risiko der „Selbstbedienung“ als höher eingestuft. Die Folge? Die Finanzämter verlangen von GmbHs nun noch stringenter den Nachweis, dass Bonusvereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten. Externe Gehaltsbenchmarks und detaillierte Dokumentationen, die klare, vorausschauende Zielvorgaben belegen, sind heute unerlässlich.

Die doppelte Fallgrube: Pension und Teilzeit

Ein weiterer Brennpunkt der Prüfungen betrifft Geschäftsführer, die bereits eine Betriebsrente beziehen, aber weiterhin für das Unternehmen tätig sind. Ein BMF-Schreiben vom 30. August 2024 hat hier die Verwaltungspraxis verschärft.

Zwar akzeptiert die Finanzverwaltung grundsätzlich die Kombination aus Rente und Gehalt. Die Gesamtsumme darf jedoch das letzte aktive Gehalt vor dem Renteneintritt nicht überschreiten. Besonders heikel sind Teilzeitmodelle. Die Finanzämter argumentieren häufig, die Position eines GGF sei eine Vollzeitaufgabe. Wird die Arbeitszeit reduziert, bei gleichzeitiger Vollauszahlung der Rente, gilt dies schnell als verdeckte Gewinnausschüttung. Steuerberater warnen: Jeder Teilzeitvertrag für einen pensionierten Geschäftsführer muss akribisch mit sachlichen betrieblichen Gründen dokumentiert sein.

Die harten Zahlen: 75/25-Regel und 50-Prozent-Grenze

Für die laufenden Prüfungen bleiben zwei mathematische Leitplanken entscheidend, an denen die Angemessenheit der Vergütung gemessen wird:

• Die 75/25-Regel: Das Fixgehalt sollte mindestens 75 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen, der variable Bonus maximal 25 Prozent. Lokale Finanzämter behandeln die 25-Prozent-Marke oft als Schwelle für eine vertiefte Prüfung. Abweichungen müssen stichhaltig begründet sein, etwa durch eine außergewöhnliche Wachstumsphase.
• Die 50-Prozent-Grenze: Der gesamte Bonuspool für alle Geschäftsführer sollte 50 Prozent des Jahresüberschusses nicht übersteigen. Wer diese Grenze durchbricht, riskiert fast zwangsläufig eine vGA-Feststellung.

Unter strenger Beobachtung steht auch die Tantiemen-Rückstellung in der Bilanz. Wurde für 2025 eine Bonusrückstellung gebildet, der zugrundeliegende Vertrag aber erst nach dem 31. Dezember 2024 unterzeichnet, ist der Aufwand steuerlich nicht anerkennbar. Das Rückwirkungsverbot ist der häufigste Stolperstein.

Dokumentation ist alles: Der formale Fehler zählt

Ein zentrales Thema der Prüfrichtlinien 2026 ist die formale Strenge. Damit variable Vergütungen im Jahr 2026 steuerlich abzugsfähig sind, müssen die zugrundeliegenden Beschlüsse und Vertragsänderungen vor dem 1. Januar 2026 rechtswirksam geworden sein.

Die Finanzämter nutzen heute fortschrittlichere Tools, um Unstimmigkeiten in Dokumenten aufzudecken. Sie prüfen Metadaten und digitale Zeitstempel, um eine Rückdatierung von Gesellschafterbeschlüssen auszuschließen. Ein wirtschaftlich angemessener Bonus, der formal fehlerhaft dokumentiert ist, gilt als vGA. Der Papierkrieg ist damit genauso wichtig wie die Zahlen.

Ausblick: Risiken weiten sich aus

Die Prüfschwerpunkte werden sich voraussichtlich noch ausweiten. Besonders brisant: Die Verknüpfung von Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung. Eine Feststellung einer vGA kann nun eine Kaskade von Nachforderungen auch bei den Sozialversicherungsbeiträgen auslösen.

Für betroffene GmbH-Geschäftsführer heißt die dringende Handlungsempfehlung: Überprüfen Sie die aktuellen Anstellungsverträge im Licht der BFH- und BMF-Entscheidungen. Zeigt der Jahresabschluss 2025 Rückstellungen, die gegen die 75/25- oder 50-Prozent-Regel verstoßen, sind korrigierende Buchungssätze vor der Bilanzfeststellung oft der einzige Weg, um das Steuerrisiko zu begrenzen. Bis zu weiteren klärenden Urteilen bleibt die konservative Planung der sicherste Weg.

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