USA-Dienstreisen: Neue Pauschalen für 2026 gelten

Ab sofort gelten für deutsche Arbeitnehmer und Unternehmen auf Geschäftsreisen in die USA aktualisierte Verpflegungspauschalen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die steuerfreien Höchstbeträge für Mahlzeiten angepasst – und die Unterschiede zwischen den Metropolen sind enorm.

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Höhere Kosten, neue Pauschalen

Die rechtliche Grundlage bildet ein BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Es legt die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für Auslandsdienstreisen ab dem 1. Januar 2026 verbindlich fest. Während die inländischen Sätze seit 2021 unverändert bei 14 Euro (Abwesenheit über 8 Stunden) und 28 Euro (24 Stunden) stagnieren, wurden die internationalen Raten deutlich angehoben. Für die USA gilt dabei eine differenzierte Betrachtung: teure Großstädte erhalten höhere Pauschalen als der Rest des Landes.

Atlanta an der Spitze, San Francisco mit Sonderrolle

Die Spitzenposition unter den US-Städten belegt überraschend Atlanta. Hier beträgt die 24-Stunden-Pauschale 77 Euro, für An- und Abreisetage (mehr als 8 Stunden Abwesenheit) 52 Euro. Die traditionell teuren Metropolen New York City und Washington, D.C. folgen mit 66 Euro (24h) bzw. 44 Euro (Teiltag).

Weitere Städte mit erhöhten Sätzen sind:
* Chicago & Miami: 65 Euro (24h) / 44 Euro (Teiltag)
* Los Angeles: 64 Euro (24h) / 43 Euro (Teiltag)
* Boston: 63 Euro (24h) / 42 Euro (Teiltag)
* Houston: 62 Euro (24h) / 41 Euro (Teiltag)

Für den „Rest der USA“ gilt ein einheitlicher Satz von 59 Euro (24h) bzw. 40 Euro (Teiltag). Auffällig ist San Francisco: Die Verpflegungspauschale entspricht hier zwar dem USA-Durchschnitt, doch die Übernachtungspauschale gehört mit 327 Euro zu den höchsten weltweit – nur Boston liegt mit 333 Euro noch darüber. Diese Pauschalen können Arbeitgeber steuerfrei erstatten, unabhängig von den tatsächlichen Hotelkosten.

Was Arbeitgeber bei der Abrechnung beachten müssen

Steuerberater weisen auf wichtige Details hin: Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, muss die Pauschale gekürzt werden. Die Abzüge berechnen sich immer vom vollen 24-Stunden-Satz des jeweiligen Ortes. Ein Frühstück führt zu einem Abzug von 20 Prozent, ein Mittag- oder Abendessen zu jeweils 40 Prozent. Bei drei gestellten Mahlzeiten verfällt der Anspruch komplett.

Für die korrekte Zuordnung von Reisetagen gelten strenge Regeln. Bei eintägigen USA-Reisen ist der Ort der letzten Tätigkeit maßgeblich. Bei mehrtägigen Reisen zwischen verschiedenen Orten gilt für den Reisetag der Satz des Zielorts, der vor Mitternacht Ortszeit erreicht wird. Für die Rückreise in die Deutschland gilt der Satz des letzten US-Arbeitsorts.

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Folgen für die Unternehmenspraxis

Die wachsende Schere zwischen inländischen und internationalen Pauschalen beeinflusst zunehmend die Reiserichtlinien von Unternehmen. Die seit Jahren unveränderten deutschen Sätze stehen den an die globale Inflation angepassten Auslandspauschalen gegenüber. Das erfordert präzise aktualisierte Kostenmanagementsysteme.

Besonders relevant für Langzeitprojekte in den USA bleibt die Dreimonatsfrist. Hält sich ein Arbeitnehmer länger als drei Monate am selben ausländischen Arbeitsort auf, entfällt der steuerfreie Pauschbetrag. Unternehmen müssen dann entscheiden: Zahlen sie Zuschüsse als steuerpflichtiges Einkommen weiter oder rotieren sie ihr Personal, um die Steuerfreiheit zu wahren.

Die jetzt gültigen Sätze werden voraussichtlich bis zur nächsten umfassenden Anpassung durch das BMF im letzten Quartal 2026 für das Jahr 2027 Bestand haben. Reisekostenexperten raten Unternehmen zu automatisierten Abrechnungssystemen, die die offiziellen XML-Daten des Ministeriums verarbeiten können. Nur so lassen sich Fehler bei den komplexen, städtespezifischen US-Raten vermeiden.

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