ELStAM-System: Papierbescheinigungen für Privatversicherte abgeschafft

Seit Jahresbeginn läuft die Beitragsabrechnung für privat Krankenversicherte in Deutschland vollständig digital. Die neue Pflicht betrifft rund neun Millionen Arbeitnehmer und Beamte und beendet die Ära der Papierbescheinigungen. Stattdessen tauschen Versicherer, Finanzamt und Arbeitgeber Daten nun automatisiert über das erweiterte ELStAM-System aus. Ziel ist weniger Bürokratie und mehr Fehlerfreiheit.

Was sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ändert

Der manuelle Papierkram entfällt. Bisher mussten privat Versicherte ihrem Chef jährlich eine Bescheinigung vorlegen, um den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zu erhalten. Seit dem 1. Januar 2026 übermitteln die Versicherer die Beitragsdaten direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dieses bereitet sie auf und stellt sie den Arbeitgebern als neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale bereit.

Für Beschäftigte bedeutet das: Sie müssen nicht mehr aktiv werden, um ihre steuerlichen Vorteile zu sichern. Arbeitgeber sparen sich das Sammeln, Prüfen und manuelle Übertragen von Papierdokumenten in ihre Lohnsysteme. Ein wichtiger Nebeneffekt: Die pauschale Mindestvorsorgepauschale wurde abgeschafft. Künftig zählen nur die tatsächlich gemeldeten Beiträge.

Viele Unternehmen unterschätzen die Datenschutzrisiken bei der automatisierten Übermittlung von Beitragsdaten. Eine fehlende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) kann zu empfindlichen Bußgeldern und Nachfragen durch Aufsichtsbehörden führen. Unser kostenloses E‑Book erklärt Schritt für Schritt, wann eine DSFA Pflicht ist, zeigt praktische Vorlagen für Verarbeitungsverzeichnisse und bietet eine Checkliste zur rechtssicheren Umsetzung – ideal, wenn Sie Lohnsoftware anpassen oder neue ELStAM‑Schnittstellen einbinden. Kostenlosen DSFA-Leitfaden herunterladen

So funktioniert der neue digitale Datenfluss

Der Prozess baut auf der bestehenden ELStAM-Infrastruktur auf und gliedert sich in drei Schritte:

1. Meldung der Versicherer: Die etwa 40 privaten Krankenversicherer mussten erstmals bis zum 20. November 2025 die Beitragsdaten ihrer Versicherten für 2026 an das BZSt melden. Übermittelt werden zwei Werte: der Beitrag für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss und die Höhe der abzugsfähigen Basisbeiträge.
2. Verarbeitung durch das Finanzamt: Das BZSt validiert die Daten und legt daraus zwei neue Lohnsteuerabzugsmerkmale für jeden Versicherten in der Datenbank an.
3. Abruf durch der Arbeitgeber: Bei der monatlichen Lohnabrechnung ruft der Arbeitgeber die ELStAM-Daten wie gewohnt ab – seit Januar inklusive der neuen PKV/PV-Merkmale, die für die Abrechnung verbindlich sind.

Digitalisierungsschub mit Verspätung

Die Umstellung ist ein weiterer Baustein der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung für die Steuerverwaltung. Die gesetzliche Grundlage (§ 39 EStG) wurde schon vor Jahren geschaffen. Ursprünglich für 2024 geplant, verschob sich der Start aufgrund technischer Herausforderungen auf 2026.

Steuerexperten begrüßen den Schritt als logisch und notwendig. Die Automatisierung soll Übertragungsfehler reduzieren und für mehr Einheitlichkeit sorgen. Aus Datenschutzsicht ist positiv: Arbeitgeber erhalten nur einen konsolidierten Gesamtbeitrag, keine Details zu Tarifen oder Familienmitgliedern.

Erste Praxistests und Ausblick

Nach der ersten Lohnabrechnung unter neuen Bedingungen im Januar wird sich zeigen, wie reibungslos der Prozess läuft. Unternehmen mussten ihre Lohnsoftware anpassen. Experten erwarten nach einer kurzen Eingewöhnung deutliche Effizienzgewinne.

Privatversicherte sollten ihre Gehaltsabrechnungen in den kommenden Monaten genau mit den Mitteilungen ihrer Versicherung vergleichen. Trotz Automatisierung kann es anfangs noch Klärungsbedarf geben. Die Versicherer sind verpflichtet, ihre Kunden über die übermittelten Daten zu informieren. Langfristig könnte das Verfahren als Blaupause für die digitale Erfassung weiterer steuerrelevanter Daten dienen.

PS: Bei großem Datenabgleich zwischen Versicherern und Behörden ist eine saubere Dokumentation entscheidend. Dieses Gratis‑E‑Book zur Datenschutz‑Folgenabschätzung liefert praxiserprobte Vorlagen, eine Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung und sofort einsetzbare Checklisten für Personal- und Datenschutzverantwortliche. So vermeiden Sie Haftungsfallen und sorgen für transparente Prozesse in der Lohnabrechnung. Enthält zudem Hinweise zur Zusammenarbeit mit dem BZSt und zur Information betroffener Mitarbeitender. Jetzt DSFA‑Checkliste gratis sichern