Verpflegungspauschalen 2026: Das ändert sich für Auslandsdienstreisen

Das Bundesfinanzministerium hat die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen angepasst. Für viele Länder steigen die Beträge – eine Herausforderung für die Reisekostenabrechnung.

Seit Januar gelten neue, oft höhere Tagessätze für Geschäftsreisen ins Ausland. Die jährliche Anpassung durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) soll gestiegene Lebenshaltungskosten weltweit abbilden. Für Unternehmen und ihre reisenden Mitarbeiter bedeutet das: Wer die neuen Pauschalen nicht korrekt anwendet, riskiert Ärger mit dem Finanzamt.

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Höhere Sätze für viele Destinationen

Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Während die Inlandspauschalen unverändert blieben, wurden viele Auslandssätze angehoben. Ein Beispiel: Bei einer eintägigen Reise von München nach Zürich beträgt die Pauschale nun 47 Euro – vier Euro mehr als 2025.

Die detaillierte Länderliste findet sich auf der Website des Ministeriums. Für nicht aufgeführte Staaten gilt der Satz für Luxemburg. Eine Besonderheit: Bei Überseegebieten wird der Pauschbetrag des Mutterlandes angewendet.

Komplexe Regeln für mehrtägige Reisen

Die korrekte Abrechnung erfordert genaue Kenntnis der Regeln. Bei mehrtägigen Auslandsaufenthalten gelten unterschiedliche Sätze für Anreise-, Abreise- und Zwischentage. Maßgeblich ist jeweils der Ort, den der Reisende vor Mitternacht Ortszeit erreicht.

Ein Praxisbeispiel: Bei einer Reise von Frankfurt nach Dublin mit Hinflug am Montag und Rückflug am Mittwoch gibt es für An- und Abreisetag jeweils 43 Euro. Für den vollen Zwischentag (Dienstag) werden jedoch 64 Euro fällig. Diese Differenzierung macht die Abrechnung fehleranfällig.

Auch Übernachtungspauschalen steigen

Nicht nur die Verpflegung, auch die Pauschalen für Übernachtungskosten wurden in vielen Ländern erhöht. Hier ist Vorsicht geboten: Diese Pauschalen gelten nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Arbeitnehmer können im Werbungskostenabzug nur die tatsächlichen, belegten Kosten geltend machen.

Eine weitere wichtige Regel betrifft gestellte Mahlzeiten. Wird dem Reisenden etwa ein Abendessen bezahlt, muss die Tagespauschale um 40 Prozent gekürzt werden. Für ein Frühstück sind es 20 Prozent. Diese Kürzung ist unabhängig vom Reiseland.

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Unternehmen müssen Prozesse anpassen

Die Änderungen stellen viele Firmen vor praktische Herausforderungen. Interne Richtlinien und Abrechnungssysteme müssen aktualisiert werden. Besonders für KMU mit begrenzten Ressourcen kann der administrative Aufwand spürbar sein.

Immer mehr Unternehmen setzen daher auf digitale Lösungen. Spezielle Software kann die Berechnung automatisieren und Compliance-Risiken minimieren. Eine proaktive Anpassung der Reisebudgets und die Schulung betroffener Mitarbeiter sind jetzt sinnvoll.

Die jährliche Anpassung wird auch künftig fortgesetzt. Unternehmen sollten die BMF-Veröffentlichungen daher kontinuierlich im Blick behalten. Denn korrekte Reisekostenabrechnung ist mehr als Bürokratie – sie ist essenziell für rechtssichere internationale Geschäftsbeziehungen.

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