Verpflegungspauschalen 2026: Inland stabil, Ausland angepasst

Die Pauschalen für Geschäftsreisen in Deutschland bleiben 2026 unverändert. Für Auslandsreisen gelten hingegen neue Sätze. Unternehmen und Reisende müssen die Details kennen, um Fehler zu vermeiden.

Der administrative Aufwand bei Reisekosten ist für viele Firmen beträchtlich. Ein Kernstück ist der Verpflegungsmehraufwand. Er deckt die Mehrkosten für Essen und Getränke, die entstehen, wenn Mitarbeiter beruflich unterwegs sind. Da die genaue Ermittlung im Einzelfall zu aufwendig wäre, erlaubt das Steuerrecht die Abrechnung mit pauschalen Beträgen.

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Inland: Bewährte Sätze bieten Planungssicherheit

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Pauschalen für Inlandsreisen für 2026 nicht erhöht. Die seit 2020 geltenden Beträge bleiben damit stabil. Das schafft Kontinuität für die Reisekostenabrechnung.

Konkret gelten zwei Sätze:
* Kleine Verpflegungspauschale (14 Euro): Sie wird fällig bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Auch auf An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen kann sie angesetzt werden.
* Große Verpflegungspauschale (28 Euro): Dieser Tagessatz gilt für volle 24-Stunden-Tage.

Die Beträge sind steuerfrei, wenn der Arbeitgeber sie erstattet. Zahlt der Chef weniger oder gar nichts, können Beschäftigte die Differenz als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Ausland: Neue Tabelle zum Jahreswechsel 2026

Anders als im Inland wurden die Auslandspauschalen turnusmäßig zum 1. Januar 2026 angepasst. In einem Schreiben vom 5. Dezember 2025 legte das BMF die neuen Werte für über 180 Länder fest.

Die jährliche Überprüfung soll den unterschiedlichen Preisentwicklungen weltweit Rechnung tragen. Für die meisten Länder blieben die Sätze unverändert. Es gab aber auch Erhöhungen und vereinzelte Senkungen. Firmen mit internationalen Dienstreisen müssen ihre Abrechnungssysteme daher aktualisieren. Maßgeblich ist stets der Ort, den der Reisende vor Mitternacht Ortszeit erreicht.

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Der häufigste Fehler: Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Eine typische Fehlerquelle ist die falsche Handhabung gestellter Mahlzeiten. Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter im Auftrag des Unternehmens eine Verpflegung, muss die Pauschale gekürzt werden.

Die Kürzung erfolgt prozentual vom vollen Tagessatz (28 Euro), auch wenn eigentlich nur die kleine Pauschale (14 Euro) angesetzt würde:
* Frühstück: minus 20 % (5,60 Euro)
* Mittag- oder Abendessen: jeweils minus 40 % (11,20 Euro)

Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, entfällt die Pauschale komplett. Wichtig: Nur vollwertige Mahlzeiten führen zur Kürzung. Ein kleiner snack oder Kaffee hat keine Auswirkung.

Die stabilen Inlandssätze bieten eine gute Planungsgrundlage. Die Herausforderung liegt in der korrekten Anwendung der Kürzungsregeln und der Pflege der internationalen Pauschalentabelle. Digitale Reisekostentools und eine präzise Dokumentation bleiben für eine steuerkonforme Abrechnung unerlässlich.

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