Word-Dokumente: Barrierefreiheit wird Pflicht

Mit dem neuen Barrierefreiheitsstärkungsgesetz müssen Unternehmen ihre digitalen Dokumente zugänglich gestalten.

Seit dem 28. Juni 2025 verändert das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) die digitale Landschaft für deutsche Unternehmen. Die deutsche Umsetzung der Europäischen Accessibility-Richtlinie verpflichtet erstmals auch Privatunternehmen, ihre digitalen Inhalte barrierefrei zu gestalten – einschließlich der alltäglichen Word-Dokumente.

Was früher hauptsächlich öffentliche Stellen betraf, gilt nun für E-Commerce-Anbieter, Banken und Dienstleister gleichermaßen. Verträge, Anleitungen und Rechnungen müssen den Standards entsprechen. Die Lösung liegt oft näher als gedacht: Microsoft Word bietet bereits alle nötigen Werkzeuge.

Struktur schafft Orientierung

Der wichtigste Schritt zu einem barrierefreien Dokument ist die korrekte Verwendung von Formatvorlagen. Einfaches Vergrößern und Fettdrucken reicht nicht – Screenreader benötigen semantische Informationen.

Heading-Styles sind entscheidend: „Überschrift 1“ sollte nur einmal für den Haupttitel verwendet werden. Weitere Abschnitte folgen hierarchisch mit „Überschrift 2“, „Überschrift 3“ und so weiter. Keine Ebenen überspringen – das verwirrt assistive Technologien.

Das Ergebnis? Ein automatisches Inhaltsverzeichnis, das sehbehinderten Nutzern die Navigation ermöglicht und gleichzeitig die Lesbarkeit für alle verbessert.

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Bilder sprechen lassen

Grafiken, Diagramme und Fotos bleiben ohne Alternativtext stumm für blinde Nutzer. Microsoft Word macht es einfach: Rechtsklick auf das Bild, „Alternativtext bearbeiten“ wählen und eine prägnante Beschreibung eingeben.

Bei rein dekorativen Elementen sollte die entsprechende Option gewählt werden – das verhindert unnötige Störungen beim Vorlesen. Komplexe Diagramme benötigen zusätzlich eine detaillierte Erklärung im Fließtext.

Farben und Kontrast richtig einsetzen

Serifenlose Schriften wie Arial oder Calibri gelten als besonders lesbar. Entscheidend ist jedoch der Kontrast zwischen Text und Hintergrund – hier hilft die Barrierefreiheitsprüfung von Word bei der Kontrolle.

Hyperlinks verdienen besondere Aufmerksamkeit: Statt „Hier klicken“ oder nackter URLs sollten beschreibende Texte verwendet werden. „Den vollständigen Bericht zur digitalen Barrierefreiheit lesen“ gibt allen Nutzern besseren Kontext.

Automatische Qualitätskontrolle nutzen

Words integrierte Barrierefreiheitsprüfung findet sich unter dem „Überprüfen“-Tab. Das Tool identifiziert fehlenden Alternativtext, schwachen Kontrast und falsch strukturierte Tabellen – mit konkreten Lösungsvorschlägen.

Wichtig beim PDF-Export: Die Option „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ muss aktiviert sein, damit alle Accessibility-Features erhalten bleiben.

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Rechtlicher Rahmen verschärft sich

Das BFSG erweitert die bisherigen Anforderungen erheblich. Während früher hauptsächlich öffentliche Stellen unter die BITV-Verordnung fielen, sind nun weite Teile der Privatwirtschaft betroffen.

Der Standard: Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 Level AA. Das klingt technisch, bedeutet aber konkrete Verbesserungen für Millionen von Nutzern mit Beeinträchtigungen.

Ausblick: Mehr als nur Compliance

Microsoft investiert kontinuierlich in KI-gestützte Barrierefreiheits-Tools. Automatische Alternativtext-Vorschläge und verbesserte Problemerkennung stehen vor der Tür.

Das größere Bild: Barrierefreie Dokumente helfen allen. Klare Strukturen, verständliche Sprache und logischer Aufbau verbessern die Nutzererfahrung für jeden Leser. Universal Design wird vom Compliance-Thema zur Qualitätsfrage.