Vom gelebten Alltag zum auditfähigen Qualitätsmanagement mit LL Consulting: Wie Sascha Luike CMS Sicherheit auf dem Weg zur Zertifizierung begleitet hat

Im Sicherheitsdienst entscheidet sich Qualität nicht im Handbuch, sondern im täglichen Einsatz. Mitarbeiter müssen wissen, was zu tun ist, Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt sein und Abläufe auch dann funktionieren, wenn es schnell gehen muss. Viele Unternehmen leisten genau das bereits zuverlässig. Entscheidend ist jedoch, ob diese Abläufe verbindlich geregelt sind oder vor allem vom Wissen und der Erfahrung einzelner Mitarbeiter abhängen. Dann zeigt sich, ob Prozesse im Unternehmen verlässlich gesteuert werden können. „Die meisten Sicherheitsdienstleister müssen nicht bei null anfangen – häufig ist schon sehr viel vorhanden, es wurde nur nie sauber zusammengeführt und nachweisbar gemacht“, erklärt Sascha Luike, Sicherheitsexperte und Berater für Sicherheitsdienstleister und Vergabestellen bei LL Consulting.

„Eine Zertifizierung darf am Ende nicht dazu führen, dass ein Unternehmen nur mehr Papier produziert, mit dem im Alltag niemand arbeitet“, betont Sascha Luike. Genau deshalb setzt er in seiner Beratung nicht auf starre Vorlagen oder schwer verständliches Normendeutsch. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung als Führungskraft in mittelständischen Sicherheitsdiensten kennt er die Abläufe, den Zeitdruck und die praktischen Probleme der Branche aus eigener Erfahrung. Sein Anspruch ist es, bestehende Qualität sichtbar zu machen, Anforderungen verständlich zu übersetzen und gemeinsam mit den Unternehmen Lösungen zu entwickeln, die auch im täglichen Betrieb funktionieren. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt die Zusammenarbeit mit CMS Sicherheit aus Tettnang, die sich in den vergangenen zwei Jahren weit über die Vorbereitung auf eine Zertifizierung hinaus entwickelt hat.

CMS Sicherheit vor dem nächsten Entwicklungsschritt: Gute Arbeit allein reicht nicht aus

Vor rund zwei Jahren wandte sich CMS Sicherheit über die Webseite von LL Consulting an Sascha Luike. Der Sicherheitsdienstleister aus der Bodenseeregion wollte sich zertifizieren lassen, weil einige Kunden einen entsprechenden Nachweis bereits voraussetzten. Gleichzeitig ging es den Verantwortlichen nicht nur darum, eine formale Anforderung zu erfüllen. CMS Sicherheit wollte den nächsten professionellen Entwicklungsschritt gehen und das Unternehmen für zukünftige Anforderungen besser aufstellen. Die Ausgangslage war dabei deutlich besser, als es bei einer anstehenden Zertifizierung zunächst vermuten lässt: Viele Abläufe funktionierten bereits zuverlässig, die Mitarbeiter kannten ihre Aufgaben und die Qualität wurde im Tagesgeschäft gelebt.

Die Herausforderung lag an einer anderen Stelle. Bestehende Prozesse waren nicht immer so dokumentiert, dass sie gegenüber einem Auditor vollständig und eindeutig nachgewiesen werden konnten. „CMS Sicherheit war bereits sehr gut aufgestellt. Wir mussten das Unternehmen nicht neu erfinden, sondern die vorhandene Qualität sauber erfassen, weiterentwickeln und in eine Form bringen, die auch den Anforderungen der Normen standhält“, erklärt Sascha Luike. Es fehlten damit vor allem die vollständige Dokumentation und der normgerechte Feinschliff. Die Zertifizierung war für CMS Sicherheit deshalb keine reine Pflichtübung, sondern der nächste Schritt, um die vorhandene Qualität verbindlich abzusichern. Mit diesem Schritt gehörte CMS Sicherheit zu den ersten zertifizierten Sicherheitsdienstleistern in der Bodenseeregion.

Klare Prozesse statt unnötiger Bürokratie: Wie Sascha Luike CMS Sicherheit auditfähig machte

Sascha Luike erfasste gemeinsam mit CMS Sicherheit die bestehenden Prozesse, überprüfte sie auf mögliche Lücken und hielt sie so fest, dass Zuständigkeiten und Abläufe eindeutig nachvollziehbar wurden. Dabei ging es nicht darum, möglichst viele Unterlagen für die Zertifizierung zu produzieren. Die neuen Vorgaben sollten für die Mitarbeiter verständlich bleiben und sich ohne unnötige Bürokratie in den laufenden Betrieb integrieren lassen. „Es bringt nichts, Prozesse nur für einen Auditor aufzuschreiben, wenn die Mitarbeiter damit im Alltag nicht arbeiten können“, betont Sascha Luike von LL Consulting. Ein wichtiger Baustein waren messbare Qualitätsziele, die CMS Sicherheit regelmäßig auswerten kann. Dadurch lässt sich erkennen, welche Abläufe zuverlässig funktionieren und an welchen Stellen Verbesserungen notwendig sind. Zusätzlich entstand ein Reklamations- und Beschwerdemanagement, mit dem Rückmeldungen von Kunden systematisch erfasst, bewertet und für konkrete Anpassungen genutzt werden können.

Auch die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter wurde verbindlicher geregelt. Ein systematisches Konzept stellt sicher, dass Wissen regelmäßig aufgefrischt und neue Anforderungen in die tägliche Arbeit übertragen werden. Sascha Luike begleitete CMS Sicherheit während der Umsetzung und bereitete das Unternehmen auf die Zertifizierung vor. Auch nach der ersten Zertifizierung blieb die Zusammenarbeit bestehen, um die eingeführten Maßnahmen regelmäßig zu prüfen und weiterzuentwickeln.

Nach der Zertifizierung ist vor dem nächsten Audit: Qualität muss dauerhaft funktionieren

Mit der erfolgreichen Erstzertifizierung war die Arbeit bei CMS Sicherheit nicht abgeschlossen. Zertifizierte Unternehmen müssen regelmäßig nachweisen, dass die eingeführten Prozesse weiterhin wirksam sind und im Alltag tatsächlich angewendet werden. Genau dafür gibt es Überwachungs- und später auch Rezertifizierungsaudits. „Ein Zertifikat ist kein Haken, den man einmal setzt und dann vergisst“, erklärt Sascha Luike von LL Consulting. „Die eigentliche Arbeit beginnt danach, weil sich Prozesse, Anforderungen und auch das Unternehmen selbst ständig weiterentwickeln.“

Zuletzt stellte sich CMS Sicherheit deshalb einem dreitägigen Überwachungsaudit nach ISO 9001 und DIN 77200. Geprüft wurde das Unternehmen durch einen Auditor der ICG, die zu den wenigen Zertifizierungsstellen in Deutschland gehört, die Audits nach DIN 77200 akkreditiert durchführen dürfen. Dabei ging es nicht nur um vorhandene Unterlagen. Auch gesetzliche Vorgaben, behördliche Anforderungen und die praktische Umsetzung im Betrieb wurden genau betrachtet. Für CMS Sicherheit bedeutete das, erneut nachzuweisen, wie Qualitätsziele, Schulungen, Reklamationsmanagement und dokumentierte Abläufe im Betrieb angewendet werden.

Die kontinuierliche Arbeit hat sich für CMS Sicherheit in mehreren Bereichen ausgezahlt. Interne Abläufe wurden transparenter und effizienter, Verantwortlichkeiten klarer und Qualitätsstandards besser nachvollziehbar. Gleichzeitig konnte das Unternehmen seine Wahrnehmung am Markt stärken und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern positiv beeinflussen. Was vor rund zwei Jahren mit einer konkreten Zertifizierungsanforderung begann, ist heute eine langfristige Zusammenarbeit. Sascha Luike begleitet CMS Sicherheit deshalb weiterhin bei der Prüfung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements. Für ihn endet gute Beratung nicht mit der Übergabe eines Zertifikats, sondern umfasst auch die tägliche Anwendung und die kontinuierliche Verbesserung der eingeführten Prozesse.

Sie möchten Ihr Qualitätsmanagement praxistauglich aufstellen und Ihr Unternehmen auf eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder DIN 77200 vorbereiten? Dann wenden Sie sich an Sascha Luike von LL Consulting und lassen Sie sich bei der Einführung, Weiterentwicklung und Prüfung Ihrer Prozesse begleiten.

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