Arbeitszeiterfassung: BAG-Pflicht gilt, Papier und Excel bleiben zulässig

Fachbeiträge geben Orientierung zur geltenden Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ergibt, und ordnen praxistaugliche Lösungen für kleinere Betriebe ein. Für Arbeitgeber stellt sich dabei vor allem die Frage, welche Erfassungsformen rechtlich genügen, welche organisatorischen Pflichten im Betrieb verbleiben und welche branchenspezifischen Vorgaben beachtet werden müssen.

Zulässige Methoden und organisatorische Verantwortung

Hinsichtlich der Erfassungsmethode besteht für Betriebe gegenwärtig ein breiter Gestaltungsspielraum. Nach aktuellem Stand sind Erfassungen auf Papier, tabellarische Aufzeichnungen wie Excel, Zeiterfassungsterminals oder spezialisierte Softwareprogramme gleichermaßen zulässig. Ein entsprechender Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Neuregelung der Arbeitszeiterfassung ist bislang nicht beschlossen.

Unternehmen können die praktische Erfassung der Stunden zwar an Beschäftigte oder direkte Vorgesetzte delegieren, aus der Verantwortung entlässt sie dieser Schritt jedoch nicht. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass das gewählte Erfassungssystem auch tatsächlich genutzt wird, da die rechtliche Gesamtverantwortung für die Einhaltung weiterhin beim Betriebsinhaber verbleibt.

Zudem müssen Unternehmen beachten, dass in bestimmten Wirtschaftszweigen gesonderte Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) gelten, die zusätzliche Vorgaben an die Dokumentation stellen.

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Branchenspezifische Anforderungen und Digitalisierungsgrad

Besondere Anforderungen an die Dokumentation zeigen sich in Tätigkeitsfeldern mit wechselnden Einsatzorten. Für mobile Kolonnen im Handwerk wird der Einsatz von Systemen empfohlen, die Projektzuordnungen ermöglichen, eine Offline-Erfassung für Regionen ohne Netzabdeckung bieten und über einen lückenlosen Änderungsverlauf verfügen.

Laut einer Untersuchung zum digitalen Status quo erfasst bereits mehr als die Hälfte der gewerblichen Handwerksbetriebe die Arbeitszeiten auf elektronischem Weg.

Auch für landwirtschaftliche Betriebe mit Fremdarbeitskräften besteht Handlungsbedarf. Der Gesamtverband der deutschen land- und forstwirtschaftlichen Arbeitgeberverbände (GLFA) riet betroffenen Arbeitgebern, die Erfassungspflicht konsequent umzusetzen.

Fehlende Aufzeichnungen führen in der Praxis zu einem spürbar erhöhten Prozessrisiko, falls es zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen über geleistete Arbeitszeiten oder Überstundenvergütungen kommt.

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Digitale Lösungen für KMU und Kanzleien

Parallel zu den rechtlichen Mindestanforderungen bieten Softwarehersteller weiterführende Cloud-Lösungen an. Der Anbieter TimeStatement thematisierte die Cloud-basierte Erfassung von Arbeitszeiten sowie Spesen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Kanzleien in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Das Unternehmen stellt dabei heraus, dass digital und revisionssicher hinterlegte Datensätze den bürokratischen und administrativen Aufwand bei Monats- sowie Jahresabschlüssen reduzieren können.

Dennoch bleibt die konkrete Ausgestaltung des Erfassungssystems den individuellen betrieblichen Anforderungen überlassen, solange der Arbeitgeber die vollständige und tatsächliche Zeiterfassung gewährleistet.

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