Zahlungsschwierigkeiten nach dem Ostergeschäft – Experte gibt 5 Tipps, wie Händler trotzdem an ihr Geld kommen

Gerade nach dem Ostergeschäft sind klare Strategien gefragt, um ausstehende Zahlungen effektiv einzufordern – ohne die Kundenbindung zu verlieren. Welche Maßnahmen Händler ergreifen können, um ihre Liquidität auch nach den Osterfeiertagen zu sichern, verrät dieser Beitrag.

Klare und transparente Kommunikation

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Zahlungsziele und -konditionen klar und deutlich auf der Rechnung ersichtlich sein. Neben dem Rechnungsbetrag und gut lesbaren Bankdaten des Zahlungsempfängers, die nach dem IBAN-Format ausgedruckt werden, ist es wichtig, das genaue Fälligkeitsdatum anzugeben. So wissen Kunden sofort, bis wann sie welchen Betrag überweisen müssen. Zur rechtlichen Absicherung empfiehlt es sich, ein konkretes Datum zu nennen, anstatt vage Formulierungen wie "schnellstmöglich" oder "unverzüglich" zu verwenden – diese setzen den Kunden nicht in Verzug.

Mahnungen positiv formulieren

Eine Zahlungsverzögerung erfolgt häufig unabsichtlich, nicht selten werden Rechnungen einfach vergessen. Auch finanzielle Schwierigkeiten können ein Grund dafür sein. Ist dies der Fall, erhalten Käufer eventuell Mahnungen von mehreren Gläubigern. Daher hilft es, sich positiv abzuheben und Kunden nicht direkt mit bedrohlichen Formulierungen zu verschrecken. Eine freundliche Formulierung hat deutlich bessere Erfolgsaussichten. Sie erzeugt Aufmerksamkeit, sorgt für eine höhere Priorisierung und hinterlässt trotz des unangenehmen Inhalts selten ein negatives Gefühl. Zudem hilft es, die Kundenbindung nicht zu gefährden. Das gilt vor allem, wenn das Versäumen der Zahlung erstmals auftritt.

Unkomplizierte Zahlungsabwicklung

Es gibt heutzutage eine Vielzahl von Zahlungssystemen. Wer es seinen Kunden möglichst einfach machen möchte, bietet ihnen die Chance, aus verschiedenen Optionen zu wählen und so den präferierten Zahlungsweg zu nutzen. Ob PayPal, Apple Pay, Kreditkarte oder Überweisung – die Bandbreite ist groß, und viele Kunden haben eine bevorzugte Methode, die ihren Möglichkeiten am besten entspricht. Noch einfacher wird es, wenn sie per Link oder QR-Code direkt zur Zahlung weitergeleitet werden. Das steigert die Chancen, dass Rechnungen direkt beglichen werden.

Nutzung verschiedener Kanäle

Um Käufer anzusprechen und sie auf Zahlungsverzögerungen hinzuweisen, hilft es, auf unterschiedliche Wege und Kommunikationskanäle zurückzugreifen. Die besten Chancen hat man, wenn man auf eine bestimmte Weise kommuniziert. Dabei wird zunächst eine Aufforderung per E-Mail verschickt, die zweite Mahnung erfolgt postalisch. Wird die Rechnung hiernach nicht beglichen, wird der Kunde telefonisch kontaktiert, und wenn dies keinen Erfolg bewirkt, gibt man die Forderung weiter an ein Inkassobüro.

Dieses Vorgehen hat sich bewährt, und das aus gutem Grund. Die E-Mail ist der unkomplizierteste Weg und lässt sich schnell freigeben und weiterleiten. Ein Brief ist "handfester" und bleibt dem Kunden so besser im Gedächtnis. Das Telefonat ist eine persönliche Form des Kontakts und hilft, gemeinsam Ursachen zu erörtern und Lösungen zu finden. Zudem zeigt sie Wertschätzung. Erst wenn all diese Optionen nicht zur Zahlung führen, verleiht man der Forderung mit dem Gang zum Inkassobüro den größten Nachdruck.

Strukturiertes und kundenfreundliches Mahnwesen

Auch wenn die Kundenbindung bewahrt werden soll und die Kulanz ein wertvoller Wettbewerbsfaktor sein kann, sollte das Forderungsmanagement eine hohe Priorität erhalten. Indem das Mahnwesen eine klare Struktur mit transparenten Prozessen erhält, wird auch die Zahlungssicherheit gesteigert. So sollten offene Forderungen nicht erst zum Quartalsabschluss angemahnt werden, sondern zu einem früheren Zeitpunkt. Am besten ist es, wenn die gesamte Abwicklung von Mahnungen einem festgelegten Weg folgt, bei dem vorher bereits klar ist, wann eine Mahnung versendet wird und wie das Mahnverfahren genau aussieht.

Dabei lassen sich digitale Tools und technische Lösungen nutzen, etwa indem nach Ablauf der Zahlungsfrist automatisch eine Mahnung erstellt und zum genannten Termin versendet wird. Zudem sollten sich Gläubiger darüber im Klaren sein, dass die Inanspruchnahme von Inkassodienstleistungen im äußersten Fall immer einen gangbaren Weg darstellen sollte. Bei der Suche nach dem richtigen Dienstleister helfen Google-Bewertungen und Feedbacks sowie Kundenrezensionen auf Bewertungsportalen. Sie zeigen auf, wie ein bestimmter Inkassodienstleister arbeitet und helfen dadurch bei der Auswahl des Ansprechpartners.

Über Philipp Kadel und die DIAGONAL Gruppe:

Das Forderungs- und Zahlungsmanagement ist ein wichtiger Aufgabenbereich in jedem Unternehmen und gehört zum täglichen Geschäft dazu. Mit der DIAGONAL Gruppe hat es sich Philipp Kadel zur Aufgabe gemacht, Unternehmen in genau diesem Bereich unter die Arme zu greifen. Mit bereits 30 Jahren Erfahrung steht das Team der DIAGONAL Gruppe seinen Kunden bei allen Fragen rund um Payment und Forderungsmanagement zur Seite und sorgt dafür, dass diese sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Mehr Informationen unter: https://diagonal-gruppe.de/

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