Microsoft Copilot: IT-Experte verrät, wie Microsofts neue Office-KI die Arbeitswelt verändert - und wie Unternehmen das Beste aus ihr herausholen

Der KI-Markt hat in der jüngsten Zeit enorme Entwicklungen durchgemacht. ChatGPT, Bing Chat Enterprise und Co. sind fast allen Unternehmen zumindest ein Begriff. Mit Copilot liefert Microsoft nun eine weitere KI-Anwendung, die Menschen bei der Arbeit mit Microsoft 365 unterstützen soll. "Anders als bisherige KI-Tools ist Copilot direkt in die Microsoft 365 Apps eingebunden. Dies eröffnet Nutzern eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich", erklärt Christian Hahn, Geschäftsführer der digitalhoch4 Beratungsgesellschaft mbH.

"Um bestmöglich auf die Neuerungen vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen ihre Angestellten nicht allein mit der KI herumprobieren lassen, sondern sie und sich selbst gezielt darauf vorbereiten", so der IT-Experte weiter. Christian Hahn hat selbst 12 Jahre lang bei Microsoft an über 450 Projekten mitgewirkt. Heute unterstützt er Unternehmen beratend bei der Implementierung fortschrittlicher digitaler Lösungen. Was Unternehmen jetzt beachten sollten, um produktiv mit Microsoft Copilot arbeiten zu können, hat Christian Hahn im Folgenden zusammengefasst.

Copilot revolutioniert die Arbeit mit Microsoft 365

Wer noch nicht mit Microsoft Copilot vertraut ist, kann sich die Software als einen digitalen Assistenten vorstellen, der in der Lage ist, auf sämtliche eigene Daten sowie bestimmte Unternehmens- und Kundendaten zurückzugreifen. Nutzer profitieren hier also maßgeblich von weniger Aufwand, da die Suche nach einzelnen Dokumenten, Excel-Tabellen und Co. schlicht wegfällt. Auch ist es dem Tool möglich, maßgeschneiderte Dokumente und Präsentationen zu erstellen, die relevanten Informationen aus E-Mails automatisch zusammenzufassen und detaillierte Antwortvorschläge oder Musterantworten zu liefern, die flexibel anpassbar sind. Während die KI daher den größten Aufwand übernimmt, muss der Nutzer sich lediglich um die Qualitätskontrolle und das Anpassen von Feinheiten kümmern - eine Zeitersparnis, die Nutzer sehr zu schätzen wissen.

Ebenso können mithilfe von Copilot Meetings erheblich effizienter gestaltet werden. So ist die KI auch in der Lage dazu, digitale Konferenzen eigenständig zusammenzufassen, Aufgaben zu definieren und diese im Team richtig zuzuordnen. Damit entfallen nicht nur aufwendige Nacharbeiten, auch wird das Risiko minimiert, dass wertvolle Informationen verloren gehen. Darüber hinaus ist es ihr sogar möglich, anhand bestimmter Indikatoren die Gesprächsstimmung zu analysieren und im Vertriebs- oder Kundenserviceprozess die richtigen nächsten Schritte vorzuschlagen.

Digitale Hürden im Vorfeld abklären und vermeiden

Mit der Einführung einer neuen und leistungsstarken Anwendung gehen jedoch in der Regel auch Probleme einher. So kann es vorkommen, dass Copilot nicht auf bestimmte Daten zugreifen kann, weil einzelne Datensilos nicht mit Microsoft 365 vernetzt sind oder Zugriffsrechte fehlen. Umgekehrt führt unzureichendes Berechtigungs- und Klassifikationsmanagement unter Umständen dazu, dass Copilot für seine Ausgaben auf Daten zugreift, die der Nutzer eigentlich nicht zu Gesicht bekommen sollte.

Diese Faktoren sollten daher bereits im Vorfeld abgeklärt werden, um den Einstieg in die Arbeit mit Copilot zu meistern. So sollte die komplette IT-Infrastruktur auf technische und Software-Kompatibilität überprüft und gegebenenfalls nachgerüstet werden. Gleichzeitig müssen schon im Vorfeld Zugriffsrechte eingerichtet werden, sodass keine unbefugten Mitarbeiter mit Copilot arbeiten können und Daten so klassifiziert sind, dass Copilot nicht auf die falschen zugreift. Zuletzt sollte auch analysiert werden, welche Prozesse genau mit Copilot optimiert werden sollen, um Anpassungen vorzunehmen und die an den Abläufen beteiligten Mitarbeiter mit Lizenzen für die Software auszustatten.

Nur mit der richtigen Vorbereitung wird Microsoft Copilot zum Erfolg

Neben der rein technischen und der betriebswirtschaftlichen Ebene spielt für die effiziente Arbeit mit Copilot jedoch auch die Vorbereitung der Belegschaft eine tragende Rolle. Zu diesem Zweck sollte zunächst transparent darüber kommuniziert werden, was genau es mit den Neuerungen auf sich hat und welche Vorteile diese im Arbeitsumfeld mit sich bringen. In Schulungen sollten Mitarbeiter ferner die Funktionen der Software kennenlernen und sich die nötigen Fähigkeiten aneignen, um effektiv damit arbeiten zu können.

Dabei ist es in jedem Fall sinnvoll, die Einführung zunächst als Pilotprojekt in kleineren Gruppen durchzuführen, um Feedback zu sammeln und die Implementierung weiter zu optimieren. Auf diese Weise sind letzte Anpassungen möglich, bevor Copilot im großen Stil in Geschäftsprozesse integriert wird.

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