E-Rechnung ab 2027: XRechnung und ZUGFeRD werden für viele Betriebe Pflicht

Für Kfz-Betriebe steht mit der Software Anyform des IT-Dienstleisters Eins Elf IT aus Fellbach eine Lösung zur Verfügung, die elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD direkt über einen virtuellen Drucker aus bestehenden Systemen erzeugt.

Das Programm greift Daten aus Dealer-Management-Systemen (DMS) oder Warenwirtschaftsprogrammen ab und prüft die strukturierten Datensätze vor dem eigentlichen Versand. Anbindungen bestehen unter anderem an SAP Business One sowie Microsoft 365.

Die Lösung zielt auf die regulatorischen Anforderungen im Geschäftsverkehr ab. Eins Elf IT verweist darauf, dass ab Januar 2027 die B2B-E-Rechnungspflicht für Betriebe greift, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben.

Eingangsseitig müssen Unternehmen bereits seit 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ausgenommen von der Anyform-Lösung bleiben Geschäfte mit Privatkunden, das Auslandsgeschäft sowie Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Grenze von 250 Euro brutto.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Fristen

Die Vorgaben für den inländischen Geschäftsverkehr verschärfen sich schrittweise. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 die Marke von 800.000 Euro übersteigt, müssen ab dem 1.1.2027 inländische B2B-Umsätze zwingend als E-Rechnung ausstellen. Für Betriebe mit geringeren Umsätzen endet die allgemeine Übergangsregelung am 1.1.2028. Die Pflicht zum Empfang elektronischer Dokumente gilt bereits seit dem 1.1.2025.

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Herkömmliche PDF-Dokumente erfüllen die gesetzlichen Vorgaben für die Ausstellungspflicht nicht mehr; verlangt werden strukturierte Formate wie XRechnung oder geeignete ZUGFeRD-Versionen.

Typische Hürden bei der betrieblichen Umstellung sind unvollständige Stammdaten, veraltete Softwarestände, manuelle Kontrollen sowie Medienbrüche zwischen ERP-Systemen, der Buchhaltung und dem Dokumentenmanagement. Ein kompletter Austausch der vorhandenen Systemlandschaft ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben, da Schnittstellenanpassungen und Software-Updates oft ausreichen.

Umsetzungsstand und Hürden in der Praxis

Eine Studie des Anbieters N2F aus dem September 2026, für die 250 Finanzentscheider in Deutschland, Frankreich und Italien – darunter 100 in Deutschland – befragt wurden, zeigt den aktuellen Stand in den Unternehmen: Demnach sind 45 Prozent der deutschen Unternehmen E-Rechnung-konform und operativ aufgestellt.

Weitere 30 Prozent haben eine Lösung ausgewählt und befinden sich in der Einführung, 15 Prozent haben mit den Vorbereitungen begonnen, ohne sich bisher für eine Lösung zu entscheiden, und 10 Prozent haben bislang nichts unternommen.

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Als größte Hürden nannten die befragten Unternehmen in der N2F-Studie die Datensicherheit mit 40 Prozent, interne Prozesse mit 35 Prozent, die Auswahl passender Lösungen mit 29 Prozent sowie Mitarbeiterschulungen und Formate mit 21 Prozent.

Zudem verfügen erst 16 Prozent über vollständig automatisierte Finanzprozesse. Auf der Nutzenseite erwarten die Betriebe vor allem weniger Fehler (49 Prozent), kürzere Bearbeitungszeiten (42 Prozent) sowie schnellere Zahlungen (39 Prozent).

Vorgaben der Finanzverwaltung

Klarheit über die Handhabung technischer Details brachte ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15.10.2026. Darin trennt die Behörde technische von umsatzsteuerlichen Fehlern: Ein negatives Validierungsergebnis schließt den Vorsteuerabzug nicht automatisch aus.

Das Ministerium stellte zudem klar, dass die bestehenden Übergangsfristen nicht verlängert werden. Diese enden allgemein am 31.12.2026 und für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro Ende 2027; Sonderregeln für EDI-Verfahren gelten ebenfalls bis Ende 2027. Endrechnungen mit Anzahlungen sind bis zum 30.06.2030 vereinfacht geregelt. Berichtigungen von Rechnungen müssen nach den Vorgaben des BMF ebenfalls als E-Rechnung erfolgen.