E-Rechnung: Ausstellungspflicht ab 2027 für große Unternehmen
Veröffentlicht am: 04.08.2026 um 22:30 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Sektor wird für deutsche Unternehmen immer verbindlicher. Während der Empfang von E-Rechnungen schon seit Anfang 2025 Pflicht ist, rückt nun die nächste Hürde näher: die Ausstellungspflicht.
Gestaffelte Einführung ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ihre Rechnungen elektronisch versenden. Ein Jahr später gilt die Pflicht dann flächendeckend für alle Betriebe.
Als zulässige Formate sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format definiert. Beide müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, während ZUGFeRD eine PDF-Ansicht mit integrierten XML-Daten kombiniert. Branchenlösungen, etwa für die Honorarermittlung im Bauwesen, integrieren bereits entsprechende Funktionen und bieten Schnittstellen für den Export an Finanzbuchhaltungssysteme.
Typische Fehler vermeiden
Das Bundesfinanzministerium hat im Frühjahr 2026 aktualisierte Leitfäden veröffentlicht. Die größten Probleme: Fehler bei Stammdaten, ineffiziente ERP-Prozesse und Mängel bei der Archivierung. Sie verursachen erhebliche Mehrkosten.
Zu den häufigsten Fehlerquellen zählen unvollständige Pflichtfelder in den XML-Strukturen und eine fehlerhafte Zuordnung von Rechnungsdaten in internen Systemen. Eine frühzeitige technische Prüfung der Dokumente ist daher essenziell – sonst drohen Ablehnungen durch Empfänger oder Beamstandungen durch Finanzbehörden.
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Archivierung: Strengere Regeln als gedacht
Elektronische Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden – in maschinenlesbarem Format. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der EU können die Fristen laut Branchenexperten sogar bis zu 30 Jahre betragen.
Vier Grundsätze müssen erfüllt sein:
- Authentizität: Die Herkunft der Rechnung muss nachweisbar sein.
- Integrität: Der Inhalt darf nach der Übermittlung nicht verändert werden.
- Lesbarkeit: Die Rechnung muss für Prüfer über den gesamten Zeitraum lesbar bleiben.
- Zugänglichkeit: Ein schneller Zugriff auf die Daten muss gewährleistet sein.
International gehen Länder unterschiedliche Wege. Polen verpflichtet alle Unternehmen bereits 2026 zur Nutzung der zentralen Plattform KSeF. Frankreich setzt dagegen auf das Factur-X-Format, das PDF und XML kombiniert.
Da die steuerlichen Anforderungen an die Archivierung und Übermittlung stetig steigen, hilft dieser gratis Report dabei, teure Fehler beim Umstieg frühzeitig zu vermeiden. Kostenlosen Report zur E-Rechnungspflicht jetzt herunterladen
KI optimiert die Buchhaltung
Automatisierung bietet enormes Potenzial. Mit Künstlicher Intelligenz lassen sich Prozesse wie die Vorkontierung optimieren. Anbieter aus der Hotel-Buchhaltung berichten von Trefferquoten bis zu 98 Prozent bei automatischen Kontierungsvorschlägen. Im ersten Quartal nach der Einführung sind Zeitersparnisse von rund 25 Prozent möglich – sofern die KI-Vorschläge transparent und anpassbar bleiben.
Auch Personalunterlagen werden digital
Parallel zur E-Rechnung verschärfen sich die Anforderungen in der Personalverwaltung. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die Möglichkeit für Arbeitgeber, sich von der elektronischen Führung prüfungsrelevanter Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Alle neuen Unterlagen müssen dann digital erfasst werden.
Die Anforderungen ähneln denen der E-Rechnung: zentral auffindbar, eindeutig zugeordnet und maschinell auswertbar. Zulässig sind neben PDF/A auch Bildformate wie TIFF oder JPEG. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Experten raten Unternehmen, die verbleibende Zeit bis Ende 2026 zu nutzen, um die notwendigen digitalen Strukturen und Archivsysteme zu implementieren. Der Aufwand lohnt sich – wer jetzt die Weichen stellt, vermeidet später teure Nachbesserungen.
