E-Rechnung: Neue Pflicht ab 2027 – kostenlose Tools für den Start
Veröffentlicht am: 26.07.2026 um 04:09 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die E-Rechnung wird zur Pflicht – und viele Unternehmen müssen sich umstellen. Besonders kleine Betriebe, Freiberufler und Gründer stehen vor der Herausforderung, von manuellen Prozessen auf digitale Lösungen umzusteigen. Die gute Nachricht: Es gibt mittlerweile eine Reihe kostenloser Einstiegstarife.
Gratis-Tools für den Start
Mehrere Softwareanbieter stellen 2026 kostenlose Basistarife bereit. meetergo und sevdesk ermöglichen bis zu drei Rechnungen pro Monat kostenfrei – beide unterstützen die E-Rechnungs-Norm EN 16931. easybill geht weiter: In der Gratis-Version sind bis zu 50 Dokumente monatlich für drei Kontakte möglich.
Zervant begrenzt sein Angebot auf fünf Rechnungen pro Monat. Papierkram beschränkt den Speicherplatz auf 100 MB, unterstützt dafür aber XRechnung und ZUGFeRD. Für Windows-Nutzer gibt es 123RECHNUNG als reine Desktop-Lösung ohne monatliche Fixkosten.
Wer im E-Commerce unterwegs ist, findet bei JTL eine kostenfreie Warenwirtschaft. Odoo bietet eine Community-Version. Für Einzelunternehmer hält das Institut Qonto einen Starter-Plan ohne monatliche Grundgebühr bereit – inklusive Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen.
Staatliche Hilfe über Elster
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Hintergrund des Booms an digitalen Rechnungstools ist der gesetzliche Zeitplan. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht kommt gestaffelt: Ab 1. Januar 2027 sind Firmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz dran. Ab 1. Januar 2028 gilt die allgemeine Sendepflicht.
Die Finanzverwaltung stellt einen kostenlosen E-Rechnungsviewer über das Elster-Portal bereit. Die Anwendung liest strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Laut Branchenberichten geht das Tool auf die Initiative des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks zurück. Ab 2028 soll zudem die Papierbonpflicht entfallen – digitale Belege per QR-Code werden dann möglich.
Europäischer Druck wächst
Auch international verschärfen sich die Vorgaben. In Frankreich müssen ab 1. September 2026 rund 4,5 Millionen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für große Firmen gilt dann bereits die Ausstellungspflicht. Polen plant das KSeF-System für große Unternehmen zum 1. Februar 2026, die allgemeine Pflicht folgt im April. Belgien und Luxemburg ziehen ab Anfang 2028 nach.
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Spezialisierte Branchenlösungen wie die HERO Handwerkersoftware integrieren XRechnung, DATEV-Exporte und Kalkulationstools direkt in cloudbasierte Anwendungen. Für Compliance und Datenschutz bieten Dienstleister wie Validato oder IRI DarkShield Werkzeuge für Personalüberprüfungen oder DSGVO-konforme Datenmaskierung. KI-basierte Transkriptionsdienste für Mandatsunterlagen löschen die Daten laut Anbieterangaben nach sieben Tagen lokal.
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