E-Rechnungspflicht 2027: Unternehmen über 800.000 Euro müssen umstellen

Die Datev hat ihren Umsatz im ersten Halbjahr 2026 auf 881 Millionen Euro gesteigert. Das genossenschaftlich organisierte IT-Unternehmen betreut inzwischen über eine Million Kunden – monatlich kommen rund 10.000 Neuzugänge hinzu. Treiber des Wachstums ist vor allem das boomende Volumen elektronischer Rechnungen.

E-Rechnungen: 51 Millionen in sechs Monaten

Bereits in den ersten sechs Monaten dieses Jahres verarbeitete der Dienstleister 51 Millionen E-Rechnungen über seine Systeme. Zum Vergleich: Im gesamten Jahr 2025 waren es 64 Millionen. Der Datev-CEO mahnt angesichts der regulatorischen Anforderungen eine frühzeitige Umstellung in den Betrieben an. Technologisch setzt das Unternehmen verstärkt auf Cloud-native Strukturen und eine „AI-integrated"-Strategie, um Geschäftsprozesse weiter zu automatisieren.

Auch andere Marktteilnehmer treiben die KI-Integration voran. Bereits im August 2025 startete ein Konsumgüterhersteller in Südamerika ein Projekt mit generativer KI zur Analyse von Bruttomargen im SAP-System – mit dem Ziel, manuelle Aufwände zu reduzieren und Echtzeiteinblicke zu gewinnen.

Fristen: Wer wann umstellen muss

Für den Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich gelten in Deutschland bereits seit dem 1. Januar 2025 verbindliche Regeln. Die Pflicht zum aktiven Versand folgt in zwei Stufen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro ihre Rechnungen strukturiert elektronisch ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.

Angesichts der kommenden Fristen stehen viele Betriebe vor der Herausforderung, ihre Prozesse rechtssicher anzupassen. Dieser kostenlose Experten-Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, welche Formate und Archivierungsregeln für Ihr Unternehmen wirklich zählen. E-Rechnung richtig einführen und rechtssicher aufstellen

Zulässige Formate sind unter anderem XRechnung, ZUGFeRD und der PEPPOL-Standard. Ausgenommen bleiben Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. International zeigt sich ein ähnlicher Trend: In Frankreich startet die Pflicht für Großunternehmen bereits am 1. September 2026. Auf EU-Ebene sieht das Reformpaket „VAT in the Digital Age" (ViDA) ab dem 1. Juli 2030 eine obligatorische E-Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen vor.

Handwerk fordert Aufschub – Webinare sollen helfen

Trotz klarer gesetzlicher Vorgaben gibt es in Teilen der Wirtschaft Bedenken. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) forderte, die Frist für größere Betriebe vom Jahresanfang 2027 auf 2028 zu verschieben. Eine Umfrage zur Erfassung der aktuellen Erfahrungen in Handwerksbetrieben lief bereits im Frühjahr 2026 aus.

Um den Beratungsbedarf zu decken, finden regelmäßig Informationsveranstaltungen statt. Für den 20. August 2026 ist ein Webinar angekündigt, das Strategien zur effizienten Umstellung auf die E-Rechnungspflicht 2027 vorstellt. Experten warnen: Die reine PDF-Ablage wird künftig nicht mehr ausreichen – gefordert sind maschinenlesbare Datensätze.

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Excel raus, ERP rein: Effizienzgewinne in der Praxis

Die Ablösung isolierter Anwendungen wie Excel durch integrierte ERP-Systeme bringt oft erhebliche Effizienzgewinne. Ein Maschinenbauunternehmen berichtete, dass nach einer Systemumstellung im Jahr 2022 komplexe Produktstrukturen deutlich dynamischer verwaltet werden können. Auch Anbieter von Geschäftskonten reagieren auf den Trend: Sie integrieren zunehmend Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware direkt in ihre kostenlosen Basisangebote für Freiberufler.

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