E-Rechnungspflicht: Alle Unternehmen müssen ab 2028 digital fakturieren
Veröffentlicht: 13.07.2026 um 17:04 Uhr, Redaktion boerse-global.de
Ab Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Die Vorbereitung läuft – Softwareanbieter bringen neue Konvertierungs- und KI-Tools auf den Markt.
Zwei Formate dominieren die digitale Rechnung
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD setzen sich durch. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen die automatisierte Verarbeitung. Der Unterschied: Die XRechnung kommt als reines XML-Format daher. ZUGFeRD kombiniert eine visuelle PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten im Standard PDF/A-3b.
Gestaffelter Zeitplan für die Ausstellungspflicht
Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Bereich elektronisch fakturieren. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Eine gesetzeskonforme Rechnung muss laut § 14 UStG neun Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungs- und Leistungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Auch die Menge und Art der Leistungen sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt müssen präzise aufgeführt werden.
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Von PDF zu XRechnung: Die technischen Wege
Für die Umwandlung bestehender Dokumente gibt es verschiedene Ansätze. Online-Konverter transformieren PDF-, DOCX- oder XLSX-Dateien in ZUGFeRD-konforme PDF/A-3b-Dokumente oder XRechnung-XML. Die Anbieter versprechen DSGVO-konforme Verarbeitung im Arbeitsspeicher.
Entwickler setzen zunehmend auf API-basierte Lösungen. Diese extrahieren zunächst PDF-Rechnungen in strukturierte JSON-Daten und überführen sie dann in validierte XRechnungen. Die Schnittstellen unterstützen Profile wie Peppol, XRechnung oder die Norm EN 16931. Die Validierung erfolgt gegen offizielle Prüfmodule wie den KoSIT-Validator.
KI beschleunigt die Rechnungsverarbeitung
Die Branche treibt parallel die Automatisierung voran. Seit dem 11. Juli 2026 bietet ein Buchhaltungsanbieter einen neuen Tarif mit KI-Assistent für Belegerfassung und Dokumentenverfolgung. Die Systeme erstellen Berichte über mehrere Firmen hinweg und modellieren Cashflow-Prognosen.
Ein Softwarehaus gibt an, wöchentlich rund 15 Millionen Transaktionen zu prüfen. Die Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung sei um mehr als 50 Prozent gestiegen. Automatisierungslösungen erstellen einen Großteil der Buchungssätze ohne manuelles Eingreifen – das verkürzt Monatsabschlüsse erheblich.
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Staatliche Pilotprojekte ergänzen die Digitalisierung
Seit dem 1. Juli 2026 läuft in Hessen, Thüringen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und Schleswig-Holstein ein Pilotprojekt zur automatischen Steuererklärung. Rund 11,5 Millionen Nutzer können vorausgefüllte Formulare per Klick bestätigen.
Am 9. Juli 2026 verabschiedete der Bundestag das Biometrie-Gesetz (MDWG). Das ebnet den Weg für weitere digitale Identitätslösungen. Deutschland plant für Anfang 2027 den Start der EUDI-Wallet – auch für den geschäftlichen Zahlungsverkehr. Ziel der europäischen Initiativen: mehr Unabhängigkeit von außereuropäischen Zahlungs- und Identitätsdiensten.
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