Elektronische Kassen: Pflicht ab 2028 bei mehr als 100.000 Euro Umsatz

Fachbeiträge beleuchten die rechtlichen Rahmenbedingungen für behördliche Umsatzschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen sowie das Instrumentarium der Aussetzung der Vollziehung. Bei Mängeln in der Kassenführung greift die Finanzverwaltung häufig zu Korrekturen, gegen die sich Steuerpflichtige nur mit fundierten Rechtsbehelfen wehren können.

Voraussetzungen für Schätzungen bei Mängeln in der Kassenführung

Nach den §§ 158 und 162 der Abgabenordnung (AO) ist das Finanzamt berechtigt, Besteuerungsgrundlagen wie Umsätze und Gewinne zu schätzen, sofern die Kassenführung oder die Buchführung ihre Beweiskraft verloren hat. Gleiches gilt, wenn steuerliche Mitwirkungspflichten verletzt werden.

Juristen weisen darauf hin, dass bloße formelle Mängel eine Schätzung nicht automatisch rechtfertigen. Eine Schätzungsbefugnis entsteht demnach erst dann, wenn aufgrund der festgestellten Unregelmäßigkeiten berechtigte Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der gesamten Aufzeichnungen bestehen.

Gleichzeitig greifen strenge Vorgaben für Steuererklärungen: Wer nachträglich feststellt, dass steuererhebliche Angaben unrichtig oder unvollständig waren, unterliegt nach § 153 AO einer gesetzlichen Berichtigungspflicht. Diese Pflicht erstreckt sich auch auf steuererhebliche Anträge. Im Erbfall geht diese Verpflichtung auf die Erben sowie auf gesetzliche Vertreter über.

Ein Steuerberater ist hingegen nur dann persönlich zur Berichtigung verpflichtet, wenn er die Steuererklärung selbst unterzeichnet hat. Waren die Unstimmigkeiten bereits bei der Abgabe bekannt, kommt der Vorwurf einer Steuerhinterziehung in Betracht; die Verpflichtung zur Korrektur endet erst mit Ablauf der Festsetzungsfrist.

Aussetzung der Vollziehung und finanzielle Folgen

Ein Einspruch gegen einen fehlerhaften Steuerbescheid entfaltet keine aufschiebende Wirkung und hemmt die Zahlungsverpflichtung nicht. Um eine sofortige Vollstreckung abzuwenden, können Steuerpflichtige nach § 361 AO die Aussetzung der Vollziehung (AdV) beantragen. Diese soll gewährt werden, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Bescheids vorliegen oder die Vollziehung für den Betroffenen eine unbillige Härte bedeuten würde. Lehnt das Finanzamt den Antrag ab, besteht die Möglichkeit, gerichtlichen Rechtsschutz beim Finanzgericht zu beantragen.

Dass dieser Weg erfolgreich sein kann, zeigt die Rechtsprechung: Mit Beschluss vom 10.09.2026 (Az. VII B 24/25 AdV) setzte der Bundesfinanzhof einen tabaksteuerlichen Wahlfeststellungsbescheid wegen ernstlicher Rechtszweifel ohne Sicherheitsleistung aus.

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Aus rechtlicher Sicht birgt die Aussetzung jedoch finanzielle Risiken. Bleibt der Einspruch am Ende erfolglos, fallen auf den ausgesetzten Betrag Zinsen in Höhe von 0,5 Prozent je vollem Monat an. Im Gegenzug entstehen während des Zeitraums der Aussetzung keine Säumniszuschläge, die regulär 1 Prozent je angefangenem Monat betragen würden.

Gesetzliche Neuerungen bei Kassen und Fristen

Der Gesetzgeber verschärft unterdessen die Anforderungen an bargeldintensive Betriebe weiter. Das Bundeskabinett beschloss am 23.09.2026 einen Gesetzentwurf, der durch den geplanten § 374a AO das gewerbsmäßige Inverkehrbringen und den Einsatz von Manipulationssoftware für elektronische Kassen eigenständig unter Strafe stellen soll. Vorgesehen sind Geldstrafen oder Freiheitsstrafen von bis zu 5 Jahren, wobei in bestimmten Fällen auch der Versuch strafbar sein soll.

Laut Bundesfinanzministerium sind in Deutschland derzeit rund 115.000 offene Ladenkassen im Einsatz. Der Entwurf sieht grundsätzlich ab dem 01.01.2028 eine Pflicht zu elektronischen Kassen für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz beziehungsweise Jahresumsatz vor.

Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Bareinnahmen pro Jahr sollen ausgenommen bleiben. Zudem soll die Pflicht zum Papierausdruck entfallen und durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden, wenngleich Kunden weiterhin Papierbelege verlangen können. Bundestag und Bundesrat müssen dem Vorhaben noch zustimmen.

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Für die Rechtsbehelfsfristen spielt künftig auch die fortschreitende Digitalisierung eine Rolle. Ab dem 01.01.2027 werden Steuerbescheide für Nutzer mit aktivem ELSTER-Konto grundsätzlich digital bereitgestellt – ein Jahr später als ursprünglich avisiert. Das Finanzamt informiert am Bereitstellungstag per E-Mail.

Als zugestellt gilt der Bescheid grundsätzlich am vierten Tag nach der Bereitstellung, unabhängig davon, ob er tatsächlich geöffnet wurde, womit die einmonatige Einspruchsfrist in Gang gesetzt wird. Ohne aktives ELSTER-Konto verbleibt es beim Postversand, der auch von Online-Nutzern dauerhaft beantragt werden kann.

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