Entgeltunterlagen: Arbeitgeber müssen ab Januar 2027 digital archivieren
Veröffentlicht am: 05.10.2026 um 22:00 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Ab dem 1. Januar 2027 tritt für deutsche Unternehmen eine grundlegende Änderung in der Personalverwaltung in Kraft: Ergänzende Entgeltunterlagen müssen verbindlich in elektronischer Form geführt werden. Die traditionelle Aufbewahrung in Papierform wird damit abgelöst, wie das Fachportal buchfuehrungsheld.de berichtet. Die Neuregelung betrifft alle Betriebe, die der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung unterliegen.
Rechtliche Grundlage für diesen Schritt ist § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Bislang bestehende Übergangsregelungen laufen damit aus.
Ende der Befreiungsmöglichkeiten zum Jahresende 2026
Bislang konnten Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen von der Verpflichtung zur rein digitalen Unterlagenführung befreit werden. Diese Möglichkeit zur Befreiung endet jedoch am 31. Dezember 2026. Ab dem darauffolgenden Tag müssen die Personalabteilungen und Lohnbüros vollständig auf die digitale Ablage der relevanten Nachweise umgestellt haben.
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Eine rückwirkende Pflicht zur Digitalisierung historischer Dokumente besteht hingegen nicht. Ältere Akten, die vor dem Stichtag rechtmäßig auf Papier angelegt wurden, müssen von Arbeitgebern nicht nachträglich eingescannt oder elektronisch nacherfasst werden.
Betroffene Dokumente und technische Anforderungen
Die Neuregelung erfasst eine Vielzahl von Unterlagen, die für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigten erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem Anträge aus dem Minijob-Bereich, Immatrikulations- und Krankenkassenbescheinigungen sowie Nachweise zu Pflegezeiten und Auslandseinsätzen.
Für die digitale Aufbewahrung gelten klare formale und technische Standards:
* Als Dateiformate sind PDF, TIFF, PNG, JPEG und BMP zugelassen.
* Für jedes Dokument muss eine eindeutig zugeordnete Datei existieren.
* Die Dokumente müssen zwingend revisionssicher archiviert werden.
Eine lose Sammlung oder unstrukturierte Ablage auf herkömmlichen Laufwerken genügt den rechtlichen Anforderungen somit nicht.
Erhebliche finanzielle Risiken bei Nachlässigkeiten
Für Unternehmen empfiehlt sich eine zeitnahe Umsetzung der digitalen Prozesse, da fehlerhafte oder unvollständige Archive bei Betriebsprüfungen ernste Konsequenzen haben können.
Da die Anforderungen an die Dokumentation steigen, sollten sich gerade Selbstständige frühzeitig gegen Fehler absichern. Ein kostenloser Report hilft dabei, die Kontrolle über Prüfungsabläufe zu behalten und teure Versäumnisse zu vermeiden. So bringen Selbstständige die Betriebsprüfung schneller hinter sich
Fehlen geforderte Nachweise zum Prüfungszeitpunkt in der vorgeschriebenen elektronischen Form, drohen Beitragsnachforderungen der Rentenversicherungsträger für einen Zeitraum von bis zu vier Jahren. Zusätzlich können erhebliche Säumniszuschläge fällig werden, was die finanziellen Risiken für versäumte Compliance-Vorgaben weiter verschärft.
