GmbH-Gründung im Rückblick: Welche Entscheidungen später teuer werden

Der Gesellschaftsvertrag von der Stange

Das Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG ist günstig und schnell. Es fasst Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument zusammen und senkt die Notarkosten spürbar. Zulässig ist es allerdings nur bei höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer, und es enthält genau das gesetzliche Minimum. Keine Regelung zur Abfindung ausscheidender Gesellschafter, keine Vinkulierung von Anteilen, keine Nachfolgeklausel, kein Wettbewerbsverbot. Solange sich alle einig sind, fällt das nicht auf. Sobald jemand ausscheiden will, verhandeln die Beteiligten ohne vertragliche Grundlage, und der Streitwert bemisst sich am Unternehmenswert. Eine individuell entworfene Satzung kostet bei der Gründung einen niedrigen vierstelligen Betrag. Der Verzicht darauf kostet im Konfliktfall regelmäßig ein Vielfaches.

Beteiligungsquoten, die später blockieren

Die hälftige Beteiligung unter zwei Gründern wirkt fair und ist konstruktionsbedingt handlungsunfähig, sobald sich die beiden uneinig sind. Gesellschafterbeschlüsse brauchen die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, bei Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt. Ohne Schiedsklausel oder Stichentscheid bleibt am Ende nur das Gericht oder die Auflösung. Ähnlich unterschätzt wird die Sperrminorität. Wer ein Viertel der Anteile plus eine Stimme hält, kann Satzungsänderungen und Kapitalmaßnahmen verhindern, weil dafür drei Viertel der Stimmen nötig sind.

Wer Anteile an Mitarbeitende oder Investoren ausgibt, sollte diese Schwelle kennen, bevor er unterschreibt. Auch die Frage, ob Gewinne zwingend nach Anteilsquote verteilt werden, gehört in die Satzung, denn eine abweichende Verteilung ist zulässig, muss aber vereinbart sein. Wie sich die formalen Anforderungen zuletzt verschoben haben, fasst der Überblick zu den Neuerungen bei der GmbH-Gründung kompakt zusammen.

Die Geschäftsführervergütung ist Dauerthema jeder Prüfung

Der Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers ist der häufigste Streitpunkt in der Betriebsprüfung. Zahlt die GmbH ihrem beherrschenden Gesellschafter mehr, als ein fremder Dritter erhalten hätte, behandelt das Finanzamt die Differenz als verdeckte Gewinnausschüttung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG. Die Folge ist doppelt unangenehm, denn der Betrag mindert den Gewinn der Gesellschaft nicht mehr und wird beim Gesellschafter zusätzlich als Kapitalertrag erfasst. Betroffen sind überhöhte Festgehälter ebenso wie rückwirkend vereinbarte Tantiemen, Pensionszusagen ohne Erdienbarkeit und der privat genutzte Firmenwagen ohne saubere schriftliche Regelung.

Ein spezialisierter Steuerberater für GmbHs prüft solche Verträge vor Abschluss auf Fremdvergleich und Eindeutigkeit, weil eine nachträgliche Korrektur steuerlich nicht mehr zurückwirkt. Die Vermeidung verdeckter Gewinnausschüttungen steht bei Lehnen und Partner deshalb als eigener Punkt in der Leistungsübersicht.

Die Anteilsübertragung ist formgebunden

Wer Geschäftsanteile überträgt, braucht dafür zwingend einen Notar. Nach § 15 GmbHG bedarf sowohl die Abtretung selbst als auch die Verpflichtung dazu der notariellen Form, ein privatschriftlicher Vertrag ist nichtig. Das gilt für den Verkauf an einen Investor genauso wie für die Übertragung an ein Familienmitglied oder die Aufnahme eines Mitarbeiters in den Gesellschafterkreis.

Die Gebühren richten sich nach dem Geschäftswert. Bei einem gewachsenen Unternehmen kommen schnell mehrere tausend Euro zusammen, und zwar bei jeder einzelnen Übertragung. Wer absehbar mehrere Anteilswechsel plant, etwa für ein Beteiligungsprogramm für Schlüsselkräfte, sollte die Struktur von Anfang an darauf auslegen. Virtuelle Beteiligungen kommen ohne Notar aus, verlangen aber ebenso sorgfältige vertragliche Arbeit.

Die Holdingfrage stellt sich nachträglich unter schlechteren Vorzeichen

Eine Holdingstruktur wird interessant, sobald ein Verkauf oder die Thesaurierung größerer Gewinne ansteht. Veräußert eine Kapitalgesellschaft Anteile an einer anderen Kapitalgesellschaft, bleiben nach § 8b KStG im Ergebnis 95 Prozent des Gewinns steuerfrei. Verkauft dieselben Anteile eine Privatperson, greift das Teileinkünfteverfahren mit einem steuerpflichtigen Anteil von 60 Prozent. Der Unterschied ist erheblich. Nachträglich lässt sich eine Holding zwar bilden, etwa über einen Anteilstausch nach dem Umwandlungssteuergesetz, doch daran hängt eine siebenjährige Sperrfrist. Wird innerhalb dieser Frist verkauft, wird der Einbringungsgewinn anteilig nachversteuert. Wer die Struktur erst aufsetzt, wenn der Kaufinteressent bereits am Tisch sitzt, kommt in aller Regel zu spät.

Sacheinlagen und Gründungskosten

Bargründungen sind unkompliziert. Bei Sacheinlagen, etwa der Einbringung von Maschinen, eines Fahrzeugs oder eines bestehenden Einzelunternehmens, verlangt das Registergericht einen Sachgründungsbericht und prüft die Werthaltigkeit. Wird der Wert zu hoch angesetzt, haftet der Gesellschafter für die Differenz in Geld, unabhängig davon, wie lange die Gründung zurückliegt. Aufmerksamkeit verdienen auch die Kosten vor der Eintragung. Gründungsaufwand ist nur dann Betriebsausgabe der Gesellschaft, wenn die Satzung ihn ausdrücklich der GmbH zuweist und der Höhe nach beziffert. Fehlt diese Klausel, bleiben Notar- und Registerkosten beim Gesellschafter hängen.

Wie eng formale Anforderungen und steuerliche Wirkung inzwischen verzahnt sind, zeigt auch ein Blick auf die aktuellen Rahmenbedingungen für Gründerinnen und Gründer.

Woran sich eine teure Altentscheidung erkennen lässt

Vieles davon fällt erst auf, wenn es konkret wird. Einige Signale deuten früh darauf hin, dass die Struktur nicht mehr zur tatsächlichen Lage passt:

• Der Gesellschaftsvertrag stammt aus dem Musterprotokoll, inzwischen sind aber mehr als drei Gesellschafter beteiligt.
• Es gibt keine schriftliche Regelung, was beim Ausscheiden oder beim Tod eines Gesellschafters mit dessen Anteil geschieht.
• Das Geschäftsführergehalt wurde seit Jahren nicht angepasst oder ohne schriftlichen Nachtrag erhöht.
• Betrieblich genutzte Immobilien liegen im Privatvermögen und werden an die eigene GmbH vermietet.
• Eine Nachfolge, ein Verkauf oder der Einstieg eines Investors ist in den nächsten Jahren absehbar.

Reparieren ist möglich, kostet aber Vorlauf

Fast jede der genannten Entscheidungen lässt sich nachträglich korrigieren. Satzungen lassen sich ändern, Verträge neu fassen, Strukturen umwandeln. Der Unterschied liegt im Aufwand und in den Fristen. Eine Satzungsänderung braucht drei Viertel der Stimmen, notarielle Beurkundung und Eintragung im Register. Ein neuer Geschäftsführervertrag wirkt steuerlich erst ab dem Zeitpunkt seiner Vereinbarung. Eine Umwandlung bindet für sieben Jahre. Wer die eigene Struktur alle paar Jahre gegen die tatsächliche Lage prüft, hat diese Vorlaufzeiten zur Verfügung. Wer erst reagiert, wenn der Anlass bereits eingetreten ist, bezahlt für die Eile.