HR-Transformation: Nur 14% der Unternehmen nutzen KI für Zeugnisse

Der Deutsche Human Resources Summit rückt die technologische Transformation durch Künstliche Intelligenz (KI) sowie die damit verbundenen Restrukturierungsprozesse in den Mittelpunkt der Branchenaufmerksamkeit.

Während Unternehmen verstärkt nach Wegen suchen, ihre Effizienz in der Personalverwaltung zu steigern, zeigen aktuelle Daten eine deutliche Diskrepanz zwischen der Erwartungshaltung der Belegschaft und der tatsächlichen technischen Integration in den Betrieben.

Bitkom-Studie belegt wachsendes Interesse an KI-gestützten Arbeitszeugnissen

Untersuchungen des Branchenverbandes Bitkom verdeutlichen den Einzug von KI-Anwendungen in zentrale HR-Prozesse. Einer Umfrage unter 602 Unternehmen zufolge nutzt derzeit jedes siebte Unternehmen (14 %) Künstliche Intelligenz zur Erstellung von Arbeitszeugnissen.

Das Potenzial für diesen Bereich wird jedoch weitaus höher eingeschätzt: Über die Hälfte der befragten Firmen (52 %) gab an, sich den Einsatz von KI bei der Zeugniserstellung vorstellen zu können.

Während KI die Erstellung von Dokumenten beschleunigt, bleibt die rechtssichere Formulierung von Zeugnissen eine zentrale Herausforderung für jede Personalabteilung. Dieser kostenlose Ratgeber unterstützt Sie mit rechtssicheren Musterformulierungen und praktischen Checklisten dabei, Zeit zu sparen und Formfehler zu vermeiden. In wenigen Minuten zum rechtssicheren Arbeitszeugnis – mit fertigen Musterformulierungen

Neben der Dokumentationsarbeit erschließt sich die Technologie weitere Anwendungsfelder im Personalmanagement. Besonders deutlich stieg das Interesse an KI-gestützten Belastungsanalysen, deren Nutzungsrate von 6 % im Jahr 2024 auf aktuell 13 % kletterte. Auch im Bereich der betrieblichen Weiterbildung ist ein Zuwachs auf 16 % (Vorjahr: 12 %) zu verzeichnen.

Weitere Einsatzbereiche umfassen das Onboarding neuer Mitarbeiter (14 %), die Leistungsbewertung (12 %) sowie den Einsatz von Chatbots (13 %). Als wesentliche Hemmnisse für eine schnellere Adaption identifizierte der Bitkom vor allem Unsicherheiten beim Datenschutz sowie die regulatorischen Anforderungen durch den EU AI Act.

Effizienzlücke bei der Integration in Kernsysteme

Trotz der positiven Grundstimmung unter den Beschäftigten offenbaren Daten des Softwareunternehmens Workday erhebliche Defizite bei der technischen Umsetzung. Zwar sehen 74 % der deutschen Angestellten in der Nutzung von KI eine Chance für allgemeine Verbesserungen am Arbeitsplatz, doch die Erwartungen an eine konkrete Entlastung werden seltener erfüllt.

Die technologische Integration von KI-Systemen erfordert von Unternehmen heute die genaue Kenntnis neuer regulatorischer Rahmenbedingungen wie des EU AI Acts. Ein kostenloser Umsetzungsleitfaden bietet hierfür einen kompakten Überblick über alle Fristen, Pflichten und Risikoklassen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben. EU AI Act in 5 Schritten verstehen: Fristen, Pflichten und Risikoklassen kompakt erklärt

Lediglich 51 % der Befragten berichten von einer produktiven Beschleunigung ihrer Arbeit, und nur 49 % stellen eine tatsächliche Zeitersparnis fest. Im globalen Vergleich liegt dieser Wert mit 61 % deutlich höher.

Ein Grund für diese Differenz könnte der geringe Reifegrad der Systemintegration sein. Laut der Workday-Studie haben erst 21 % der Unternehmen KI tiefgreifend in ihre Kernsysteme integriert. Dies führt dazu, dass ein erheblicher Teil der Arbeitszeit weiterhin durch administrative Tätigkeiten gebunden ist: Rund 22 % der Beschäftigten verbringen wöchentlich sieben oder mehr Stunden mit der manuellen Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen.

Strategische Neuausrichtung bei Personaldienstleistern

Der Trend zur Automatisierung spiegelt sich auch in personellen Entscheidungen großer Marktteilnehmer wider. Die Trenkwalder Group hat mit der Berufung von Björn Elting zum Chief Technology Officer (CTO) eine strategische Weichenstellung vorgenommen. In seiner neuen Funktion verantwortet er den Ausbau der hauseigenen Workforce-Plattform sowie die Entwicklung weiterer KI-basierter Lösungen.

Das Unternehmen setzt die Technologie bereits in mehreren operativen Bereichen ein. So unterstützt Künstliche Intelligenz bei Trenkwalder gegenwärtig die Vorqualifikation von Bewerbern, das Matching von Kandidatenprofilen mit Anforderungsprofilen sowie die automatisierte Kommunikation mit Kunden.

Diese Anwendungen unterstreichen das Ziel der Branche, durch technologische Unterstützung die Reaktionsgeschwindigkeit und Qualität im Rekrutierungsprozess zu erhöhen.