KI-Verweigerung im Job: Wann Abmahnung und Kündigung drohen können

Arbeitgeber können ihren Beschäftigten den Einsatz von Werkzeugen mit Künstlicher Intelligenz grundsätzlich im Rahmen ihres arbeitsrechtlichen Weisungsrechts vorschreiben. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass eine solche Anweisung sowohl rechtmäßig als auch für den einzelnen Arbeitnehmer zumutbar bleibt, wie aus einem Bericht der Wirtschaftswoche vom 22. Oktober 2026 hervorgeht.

Fehlen im Betrieb verbindliche Vorgaben zu den eingesetzten Systemen, den zulässigen Datenkategorien sowie den genauen Verarbeitungsprozessen, können bestehende Datenschutzbedenken eine entsprechende Anordnung rechtswidrig und unzumutbar machen.

Haftung, Arbeitsergebnisse und arbeitsrechtliche Konsequenzen

Fachjuristen weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die fachliche Verantwortung für das Arbeitsergebnis stets beim Beschäftigten verbleibt. Von Systemen generierte Ergebnisse müssen demnach vor der Weiterverwendung zwingend inhaltlich überprüft werden.

Bei einer rechtmäßigen und zumutbaren Weisung riskieren Beschäftigte im Fall einer pauschalen Verweigerung eine Abmahnung sowie im wiederholten Fall die Kündigung. Wer Bedenken hegt, sollte konkrete Einwände bezüglich des Datenschutzes, der Vertraulichkeit oder der Ergebnisqualität explizit im Unternehmen benennen.

Auch auf Unternehmensseite entstehen erhebliche Risiken. Wie Rechtsexperten betonen, haftet bei Fehlern eines agierenden Systems das jeweilige Unternehmen und weder die Software selbst noch deren Hersteller.

Die europäische Gesetzgebung sieht zudem Pflichten zur Mitarbeiterschulung vor, um ein Organisationsverschulden abzuwenden. Juristen raten Betrieben zu klaren Regelwerken, Freigabeprozessen, Wertgrenzen, Sperren bei Sanktionslisten und einer konsequenten Anpassung an die Datenschutz-Grundverordnung.

Wer sich mit dem Einsatz neuer Technologien im Unternehmen befasst, muss auch die rechtlichen Rahmenbedingungen der EU-Gesetzgebung im Blick behalten. Dieser kostenlose Leitfaden bietet eine kompakte Übersicht über alle Anforderungen, Pflichten und Fristen, die für einen rechtssicheren Umgang notwendig sind. EU AI Act in 5 Schritten verstehen: Fristen, Pflichten und Risikoklassen kompakt erklärt

In anderen europäischen Ländern wie Polen verhängen Arbeitgeber aus Sorge vor Datenlecks und Haftungsrisiken unter den Vorgaben der europäischen Datenschutzregeln teilweise auch strikte Verbote für dienstliche Zwecke, die ihrerseits präzise definiert werden müssen.

Schatten-KI und Akzeptanz in den Betrieben

In vielen Unternehmen weicht die Realität jedoch von den formellen Vorgaben ab. Laut einer Umfrage von Tieto Germany und TQS Research & Consulting unter 1.000 Personen in Deutschland, darunter 757 Berufstätige, setzen 20 Prozent der Beschäftigten Assistenzsysteme ohne Wissen ihres Arbeitgebers ein.

In der Gruppe der 16- bis 29-Jährigen liegt dieser Anteil bei 36 Prozent, während es bei den 50- bis 65-Jährigen 13 Prozent sind. Lediglich 20 Prozent der Befragten greifen ausschließlich auf genehmigte Anwendungen zurück, während 40 Prozent ganz darauf verzichten.

Als Gründe für den Verzicht nannten 24 Prozent fehlende Richtlinien und 16 Prozent Misstrauen gegenüber den Resultaten. Dennoch planen 15 Prozent eine Nutzung in naher Zukunft.

Eine Befragung von mehr als 200 Verantwortlichen in deutschen Groß- und Mittelstandsunternehmen ergab, dass 27 Prozent bewusst ein Restrisiko in Kauf nehmen und unregulierte Schatten-Anwendungen dulden. Dagegen setzen 47 Prozent auf Richtlinien sowie offizielle Programme und 45 Prozent auf technische Kontrollmaßnahmen.

Neben den technologischen Chancen bringen neue Gesetze auch komplexe regulatorische Anforderungen für den betrieblichen Alltag mit sich. Ein aktueller Gratis-Report enthüllt, welche Systeme besonderen Dokumentationspflichten unterliegen und wie Sie die Compliance in Ihrer Abteilung sicherstellen. Welche KI-Systeme gelten als Hochrisiko – und was müssen Unternehmen jetzt konkret tun?

Gesetzliche Vorgaben und betriebliche Mitbestimmung

Auf europäischer Ebene setzt die EU-KI-Verordnung bereits enge Grenzen. Während das Verbot der automatisierten Emotions- und Absichtsanalyse bei Bewerbern in Kraft ist, greift ab August 2026 eine umfassende Transparenzpflicht bei Systemen, die mit Beschäftigten und Bewerbern interagieren.

Ab dem 2. Dezember 2027 folgen für Personalmanagementsysteme als Hochrisiko-Anwendungen volle Konformitätspflichten mit technischen Dokumentationen und Prüfungen. Automatisierte Absagen, Kündigungen oder Überprüfungen anhand von Fotos und Mimik sind unzulässig; menschliche Aufsicht bleibt gesetzlich vorgeschrieben.

Dass in Fachabteilungen weiterhin Vorbehalte herrschen, belegt eine Studie von HR na Szpilkach und Symfonia unter mehr als 1.000 Fachkräften: 49,2 Prozent halten ihre Organisation für nicht bereit, und 94,4 Prozent prüfen automatisierte Berechnungen nachträglich ab.

Arbeitswissenschaftler betonen daher, dass Vertrauen in die Systeme zu deren tatsächlicher Verlässlichkeit passen muss. Eine erfolgreiche Gestaltung erfordere klare Zuständigkeiten, technische Kontrollmechanismen, Mitbestimmung und den gezielten Aufbau von Mitarbeiterkompetenzen.