Michael Wohlfart: So optimieren Steuerkanzleien ihr Zeitmanagement zum Jahresstart

Die Herausforderungen, vor denen Steuerkanzleien zum Jahresstart stehen, sind vielfältig und anspruchsvoll. Ein bekanntes Problem, das viele Steuerberater und ihre Teams belastet, ist das kaum zu bewältigende Arbeitspensum: Die Nachfrage nach ihren Dienstleistungen ist so hoch wie selten zuvor, doch viele Kanzleien sind bereits überlastet und können mit den Anliegen ihrer bestehenden Mandanten kaum noch Schritt halten. Diese Belastung hat nicht nur Auswirkungen auf die Effizienz und Qualität der Arbeit, sondern stellt auch eine Hürde für das Wachstum und die Expansion der Kanzlei dar. Hinzu kommt der anhaltende Fachkräftemangel, der die Situation zusätzlich erschwert und die Kanzleien vor weitere Herausforderungen stellt. "Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Steuerkanzleien ihre Prozesse gezielt optimieren, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und langfristig erfolgreich zu bleiben", erklärt Michael Wohlfart, der gemeinsam mit Bastian Schoder die Kanzleibooster GmbH führt.

"Der Jahresstart bietet hohes Potenzial für eine Optimierung, die zu einer erheblichen Zeitersparnis bei gleichbleibendem Output führen kann", so Michael Wohlfart weiter. Der Betriebswirt und sein Team unterstützen ihre Kunden bei der strategischen Planung sowie bei der konkreten Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen. So konnte die Kanzleibooster GmbH bereits über 200 Steuerkanzleien im Bundesgebiet dabei unterstützen, neue Prozesse und Strukturen zu schaffen, um sie zeitlich zu entlasten und Stress zu reduzieren. Wie Steuerkanzleien ihr Zeitmanagement optimieren können, haben Michael Wohlfart und Bastian Schoder im Folgenden zusammengefasst.

1. Strategische Zeitblöcke für langfristigen Erfolg festlegen

Um das Zeitmanagement zu optimieren, ist es ratsam, feste Zeitblöcke im Kalender für strategisches Arbeiten einzuplanen. Indem spezifische Zeiträume festgelegt werden, die ausschließlich dem strategischen Denken und Planen gewidmet sind, können Steuerprofis sicherstellen, dass sie sich auf wichtige langfristige Ziele konzentrieren und nicht ausschließlich von kurzfristigen Aufgaben in Anspruch genommen werden. So lassen sich langfristige Visionen schärfen, neue Ansätze entwickeln und effektive Strategien formulieren, um den ständig wandelnden steuerlichen und unternehmerischen Anforderungen gerecht zu werden.

2. Effektive Kommunikation durch Rückruftermine optimieren

Steuerberater müssen sich damit abfinden, es nicht jedem auf Anhieb recht machen zu können - daher ist es empfehlenswert, nicht ständig telefonisch durchgestellt zu werden. Stattdessen kann das Sekretariat effektiv Rückruftermine vereinbaren. Diese Methode ermöglicht es, Unterbrechungen während der Arbeitszeit zu minimieren und einen strukturierten Zeitplan einzuhalten. Durch die Festlegung von Rückrufterminen können Gespräche gezielt gebündelt und effizienter geführt werden, was letztendlich zu einer Steigerung der Qualität und einer besseren Nutzung der Arbeitszeit führt. So werden Störfaktoren zielgerichtet entfernt, was nicht nur den Stress innerhalb der Kanzlei reduziert, sondern auch für zufriedene Mitarbeiter sorgt. Darüber hinaus werden so schnellere Bearbeitungszeiten möglich, was die Effizienz der Kanzlei messbar erhöht.

3. Arbeitslast verteilen und Aufgaben delegieren

Steuerberater sollten in Betracht ziehen, mehr Aufgaben zu delegieren und gegebenenfalls eine zusätzliche Assistenz einstellen. Zu oft werden Aufgaben, die nur wenig Fachwissen erfordern, noch von Steuerfachkräften durchgeführt. Das führt zu hohen Opportunitätskosten und hält von fachlich anspruchsvolleren Aufgaben ab. Durch Delegation können Aufgaben effektiv verteilt werden, wodurch die Arbeitslast jedes Einzelnen reduziert und Zeit für wichtige Aufgaben freigesetzt wird. Die Einstellung einer weiteren Assistenz kann dazu beitragen, den Arbeitsfluss zu optimieren, Engpässe zu bewältigen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben effizient erledigt werden. Eine kluge Personalplanung kann somit dazu beitragen, das Zeitmanagement zu verbessern und die Effektivität der Kanzlei zu steigern.

4. Mandantenstamm optimieren

Etwa 20 Prozent der Mandanten verursachen in den meisten Kanzleien etwa 80 Prozent der Probleme - deswegen sollten diese als Störfaktoren erkannt und sich systematisch von diesen getrennt werden. Sie halten sich nicht an Absprachen, reichen Dokumente verspätet oder erst nach mehrmaliger Aufforderung ein oder passen fachlich nicht in den Mandantenstamm. Dies belastet nicht nur die Mitarbeiter, sondern beeinträchtigt auch alle weiteren Arbeitsabläufe. Ein zentraler Aspekt eines optimierten Mandantenstamms ist die Reduzierung von Stressfaktoren. Sowohl die Kanzleileitung als auch die Mitarbeiter arbeiten entspannter, wenn sie nicht ständig von denselben Mandanten belästigt werden, sei es durch zahlreiche Anrufe oder E-Mails. Durch das Ausscheiden dieser störenden Faktoren verringert sich die Arbeitsbelastung erheblich und die Mitarbeiter haben ausreichend Zeit, Fälle sorgfältig zu bearbeiten. Unter solch verbesserten Bedingungen kann die Kanzleileitung auch erwarten, dass das Stundenpensum spürbar abnimmt.

5. Eine Baustelle nach der anderen effizient abschließen

Um das Zeitmanagement zum Jahresstart zu optimieren, sollten Steuerkanzleien darauf achten, nicht zu viele Baustellen gleichzeitig zu eröffnen, sondern lieber eine nach der anderen angehen und zügig abschließen. Oftmals führt der Versuch, zu viele Projekte gleichzeitig zu bewältigen, zu einer Fragmentierung der Aufmerksamkeit und einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen. Durch die Fokussierung auf eine Aufgabe nach der anderen können Mitarbeiter ihre Energie und Konzentration gezielt einsetzen, was zu einer schnelleren Erledigung und einem effektiveren Zeitmanagement führt. Dies ermöglicht es der Kanzlei, sich auf die richtigen Prioritäten zu konzentrieren und gleichzeitig eine höhere Qualität bei der Bearbeitung von Aufgaben zu gewährleisten.

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