Arbeitsplanung: Diese Hochphasen zwischen 9 und 11 sowie 14 und 16 Uhr nutzen

Ratgeber in mehreren Ländern widmen sich verstärkt systematischen Konzepten, mit denen Beschäftigte Ablenkungen verringern und ihre Aufmerksamkeit im Arbeitsalltag gezielt steuern können. Die vorgestellten Ansätze reichen von strukturierten Zeitmodellen und organisatorischen Anpassungen bis hin zu mentalen Übungen und Erkenntnissen der Neurowissenschaften.

Feste Zeitblöcke und methodische Aufgabenplanung

Ein zentrales Element vieler Empfehlungen bildet die strukturierte Einteilung der Arbeitszeit. Weite Verbreitung findet die Pomodoro-Technik, bei der auf 25 Minuten fokussierte Arbeit eine Pause von 5 Minuten folgt. Je nach Ausgestaltung schließen sich nach vier solchen Durchläufen Pausen von 10 Minuten oder 15 bis 30 Minuten an.

Für anspruchsvolle Tätigkeiten wird zudem das Konzept der vertieften Arbeit über 2 bis 4 Stunden ohne Kommunikationsmittel sowie allgemeines Zeitblockieren herangezogen. Ziel dieses Ablenkungsmanagements ist es, die Produktivität und Ergebnisqualität zu erhöhen sowie Wechselkosten zwischen verschiedenen Aufgaben zu senken.

Für den Büroalltag wird zudem die Priorisierung über die Eisenhower-Matrix empfohlen. Ergänzend raten Experten zu einer energieorientierten Tagesplanung, die wichtige Arbeiten in die Hochphasen zwischen 9 und 11 Uhr sowie 14 und 16 Uhr legt.

Eine Prozessvereinfachung durch Vorlagen und eine tägliche Reflexion von 5 Minuten unterstützen diesen Ablauf, wenngleich das Modell für Notfall- oder unregelmäßige Außendienste als ungeeignet eingestuft wird.

Kontrolle der Arbeitsumgebung und gezielte Verhaltensanpassung

Um externe Unterbrechungen einzudämmen, empfehlen Fachleute das Beseitigen unmittelbarer Reize. Dazu zählen das Ausschalten von E-Mail- und Programmfunktions-Benachrichtigungen, die Nutzung von Ruhemodi, das Aufräumen des Desktops sowie der Einsatz von Kopfhörern mit aktiver Geräuschunterdrückung oder weißem Rauschen.

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Mobiltelefone sollten nach Möglichkeit in einem anderen Raum platziert werden. Zudem lässt sich die Konzentration über feste Rahmenbedingungen wie einen bestimmten Arbeitsplatz, Hintergrundmusik oder ein Getränk ankoppeln.

Beim Verhaltenstraining wird geraten, Einheiten zunächst mit 5 bis 10 Minuten zu beginnen und die Spanne schrittweise auszubauen. Ein bewusstes Innehalten von einer Minute vor dem Griff zum Smartphone hilft bei der Impulskontrolle. Tritt Ablenkung auf, gelte es, dieser ohne Selbstkritik zu begegnen und die Aufmerksamkeit schlicht wieder zurückzuführen.

Für eine Bestandsaufnahme empfiehlt sich eine Fokusanalyse: Dabei werden die vergangenen Tage daraufhin überprüft, wohin Arbeitszeit floss, welche Unterbrechungen auftraten oder welche fremden Aufgaben automatisch übernommen wurden, um anschließend gezielt einzelne Anpassungen wie feste Zeitfenster oder Benachrichtigungsstopps umzusetzen.

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Mentale Steuerung und neurobiologische Faktoren

Aufmerksamkeit wird im Gehirn maßgeblich durch den präfrontalen Kortex, den Parietallappen sowie die Neurotransmitter Dopamin und Noradrenalin reguliert. Konzentrationsverluste entstehen demnach sowohl bei Unterforderung als auch bei übermäßiger Erregung durch Stress. Durch wiederholtes Training lässt sich die Aufmerksamkeitsleistung über Mechanismen der Neuroplastizität stärken.

In Veröffentlichungen wird unter anderem eine Skala von 1 bis 10 zur Selbstbewertung vorgeschlagen, auf der ein Bereich von 6 bis 7 als optimal gilt. Zu den beschriebenen Mustern gehören vier Aufmerksamkeitstypen: der Multitasking-Typ, der intuitive, der zwanghafte und der ziellose Typ.

Auf mentaler Ebene kommen Achtsamkeitsmeditationen mit einer Dauer von 10 bis 30 Minuten pro Sitzung, Atemübungen und Visualisierungen zum Einsatz, bei denen Gedanken ohne Bewertung wahrgenommen und wieder auf den Atem gelenkt werden. Zu den typischen Hürden zählen Multitasking, Ängste, Stress und fehlende Motivation.

Als physische Ausgleichsmaßnahmen gelten Yoga und Gleichgewichtsübungen, die den Cortisolspiegel senken, sowie Faktoren wie ausreichender Schlaf, Omega-3-Fettsäuren und ein reduzierter Zuckerkonsum. Ergänzende Entlastung bieten definierte Pausen ohne Beschäftigung über 15 bis 20 Minuten.