Microsoft Education: Kostenlose A1-Lizenzen enden ab Januar 2028

Der US-Softwarekonzern Microsoft hat am 5. November 2026 angekündigt, die bisher kostenfreien Angebote Office 365 A1, den Student Use Benefit sowie den kostenlosen Dienst Exchange Online for Alumni einzustellen.

Die Maßnahmen werden für betroffene Bildungseinrichtungen bei der ersten Vertragsverlängerung oder -erweiterung am oder nach dem 1. Januar 2028 wirksam. Zudem strukturierte das Unternehmen sein Angebot für den Bildungsbereich grundlegend neu.

Fünf neue Lizenzstufen und stufenweiser Abschied von A1

Das Portfolio für Microsoft 365 Education wird künftig in fünf Stufen unterteilt: A0, A2, A3, A5 und A7. Auch diese Neuausrichtung greift bei der ersten Verlängerung oder Erweiterung ab dem 1. Januar 2028. Einzelne Schritte setzt Microsoft bereits früher um. Seit dem 5. November 2026 kann Office 365 A1 nicht mehr über das direkte Webportal (Web-Direct) bezogen werden.

Der Vertrieb von Office 365 A1 über den Partnerkanal im Rahmen von CSP und Volume Licensing endet am 1. Mai 2027. Ab diesem Stichtag gilt zudem ein einheitlicher Preis für Online-Dienste über alle akademischen Preisstufen (Academic Price Levels) im akademischen Volumenlizenzprogramm.

Am 1. Januar 2028 folgt die vollständige Einstellung von Office 365 A1, dem Student Use Benefit und dem kostenlosen Exchange Online for Alumni. Auch Lehrkräfte und Verwaltungsangestellte auf A1-Basis benötigen ab diesem Datum eine bezahlte Lizenz.

Gleichzeitig werden die Lizenzprogramme OVS-ES und School 3 zum 1. Januar 2028 eingestellt; Neuabschlüsse oder Vertragsverlängerungen sind danach nicht mehr möglich.

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Microsoft führt parallel neue Editionen ein: Die Stufe A2 ist ab dem 1. Dezember 2026 verfügbar. Als oberstes Niveau fungiert A7, das auf der Edition A5 aufbaut und Verwaltungsfunktionen für Künstliche Intelligenz, Identitäten, IT-Sicherheit und Agenten beinhaltet, darunter standardmäßig Microsoft Copilot und Agent 365. Microsoft begründet den Umbau mit Prioritäten in den Bereichen künstliche Intelligenz, Sicherheit und Governance.

Eine vorzeitige Vertragsverlängerung zur Umgehung der Neuerungen ist laut Microsoft-Unterlagen nicht gestattet; bestehende Verträge behalten jedoch bis zu ihrem regulären Ablauf ihre Gültigkeit.

Einschränkungen bei A0 und Wegfall des Basisspeichers

Als Nachfolger für A1 ist das Modell Microsoft 365 Education A0 vorgesehen. Dieses Paket enthält Office-Anwendungen für Desktop und Web, Minecraft Education sowie Entra ID Free, verzichtet jedoch vollständig auf Exchange Online, SharePoint Online und Microsoft Teams.

Die Berechtigung für A0 setzt entweder eine voll bezahlte Fakultätslizenzierung ab Stufe A2 oder eine aktive Windows-Nutzung durch die Schülerschaft voraus. Dabei dürfen maximal 20 A0-Lizenzen für Schülerinnen und Schüler pro Staff-Lizenz ausgegeben werden. Funktionen wie Intune oder Conditional Access sind in A0 nicht enthalten.

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Zugleich entfällt der bisherige Basisspeicher von 100 TB. Speicherkapazitäten wachsen künftig ausschließlich über bezahlte Zuteilungen: A2 bietet 50 GB für Angestellte und 4 GB je Schüler, A3 umfasst 75 GB beziehungsweise 8 GB und A5 stellt 150 GB für Angestellte sowie 12 GB für Lernende bereit.

Für A0 liegt das zusätzliche Speichervolumen bei 0 GB. Bei Exchange Online for Alumni besteht nach dem Ende des Programms die Gefahr, dass Konten gelöscht werden.

Reaktionen und wirtschaftliche Folgen für Schulen

Für viele Bildungseinrichtungen bringt der Schritt erhebliche Mehrkosten mit sich. Der Wegfall des Student Use Benefit bedeutet den Verlust eines erheblichen Vorteils: Für eine typische Sekundarschule mit 900 Schülern und 100 Mitarbeitern entsprach diese Vergünstigung bislang einem jährlichen Effektivzuschuss von mehreren Tausend Pfund.

Der gleichzeitige Wegfall kostenloser Dienste und die Abschaffung der Preisstaffeln führen zu finanziellen Mehrbelastungen. Schutz bis zum jeweiligen Vertragsende genießen Einrichtungen mit laufenden Campus- oder EES-Vereinbarungen. Spezifische UK-Preise für die neuen Tarife wurden bislang nicht veröffentlicht.

Auf internationaler Ebene löst die Ankündigung Reaktionen aus: Bildungsministerien in Europa und Asien überprüfen infolge des A1-Endes ihre bestehenden nationalen Verträge. Das britische Department for Education zeigte sich enttäuscht über die Änderungen, konnte jedoch zusätzliche Konzessionen für das Vereinigte Königreich aushandeln.

Die Bildungsorganisation Jisc richtet ihr Augenmerk darauf, die betroffenen Institutionen zu begleiten und einen ausreichenden zeitlichen Rahmen für die Umstellung zu sichern.