Office Online: Outlook-Kalender teilen und alle 20 Minuten aktualisieren

Aktuelle Leitfäden und Fachberichte beschreiben verschiedene Wege, um Termine über Office Online in Teams zu teilen und Kalenderdaten von Windows-Systemen mit mobilen Endgeräten abzugleichen. Die dokumentierten Verfahren zielen darauf ab, Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit zwischen Desktop-Anwendungen und Smartphones auf Basis von Android und iOS zu koordinieren.

Kalenderfreigabe über Office Online und E-Mail-Einladungen

Für das Teilen von Terminen in Arbeitsgruppen wird unter anderem der Weg über Office Online beschrieben. Ein Outlook-2007-Workday-Kalender lässt sich dabei über eine Windows Live ID direkt im Web veröffentlichen.

Nutzer wählen über das Kontextmenü die entsprechende Veröffentlichungsfunktion aus, wobei sich sowohl der abgedeckte Zeitraum als auch die Detailtiefe der Termine manuell festlegen lassen. Um den Zugriff einzuschränken, kann die Berechtigung auf eingeladene Nutzer begrenzt werden.

Der Kalender aktualisiert sich nach der Freigabe automatisiert: Der Dienst prüft etwa alle 20 Minuten auf Änderungen und lädt neue Daten hoch. Die Einladung an Kollegen erfolgt per E-Mail.

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Empfänger benötigen für den Zugriff ebenfalls eine Windows Live ID, um den Kalender entweder über den Kalenderfreigabedienst im Browser einzusehen oder diesen zu abonnieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, das Abonnement direkt in Outlook 2007 über die Funktion zum Abonnieren von Kalendern einzurichten.

Synchronisation mit Android-Geräten und bidirektionaler Abgleich

Für den Datenabgleich zwischen einem Windows-10-Kalender und Android-Geräten führen Anleitungen unterschiedliche Ansätze an. Eine Variante setzt auf die Cortana-App auf dem Mobiltelefon, vorausgesetzt, beide Geräte nutzen dasselbe Microsoft-Konto und die Kalenderzugriffsberechtigungen wurden erteilt. Ein weiterer beschriebener Weg nutzt Outlook 2013 in Kombination mit einem Hotmail-Konto über ein Exchange-Protokoll.

Um eine bidirektionale Synchronisation zwischen Desktop und mobilem System sicherzustellen, wird Outlook 2013 mit dem Hotmail-Konto als Standard-Datendatei eingerichtet. Auf der mobilen Seite wird die Sol-Kalender-Anwendung unter Android über Exchange mit dem Microsoft-Konto verknüpft, wobei der Speicherort fest auf das Hotmail-Konto gelegt werden muss.

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Anbindung von iOS-Geräten und Fehlerbehebung

Für den Datenabgleich mit Apple-Geräten wie dem iPhone kommt iCloud zum Einsatz. Nutzer benötigen dafür ihre Apple-ID und eine aktive Zwei-Faktor-Authentifizierung, über die ein app-spezifisches Passwort generiert wird. Dieses Passwort wird anschließend in der Windows-Kalender-App hinterlegt, um das iCloud-Konto einzubinden.

Sollten Synchronisationsprobleme zwischen Windows 10 Mail beziehungsweise Kalender und iCloud auftreten, lässt sich dieser Fehler über einen PowerShell-Befehl beheben, der das betroffene App-Paket zunächst vollständig entfernt und anschließend neu installiert.

Zusätzlich thematisieren die Anleitungen funktionale Lücken im Funktionsumfang: Da der Windows-10-Kalender beispielsweise keine native Unterstützung für die Anzeige von Mondkalendern bietet, wird ein Workaround über Kalenderabonnements beschrieben. Dabei wird eine .ics-URL über das Microsoft-Kalender-Web abonniert, die Daten einer chinesischen Wetter-Website unter Nutzung spezifischer Stadtcodes bezieht, wie etwa dem Code 101090501 für Tangshan.