Outlook-Archivierung: AutoArchiv lässt sich alle 14 Tage ausführen

Praxisorientierte IT-Dokumentationen und Anleitungen beschreiben detailliert, wie sich administrative Routineaufgaben wie automatische Archivierungsintervalle und Abwesenheitsnotizen in unterschiedlichen Versionen von Microsoft Outlook sowie zugehörigen Anwendungen einrichten lassen. Je nach eingesetztem E-Mail-Protokoll und Client-Generation unterscheiden sich die erforderlichen Schritte für die Datenhaltung und Benachrichtigungsregeln deutlich.

Konfiguration des AutoArchivs in Outlook 2010

Für die strukturierte Speicherverwaltung in Outlook 2010 sehen entsprechende Anleitungen den Einsatz der integrierten AutoArchiv-Funktion vor. Dabei wird häufig ein festes Intervall von 14 Tagen festgelegt.

Um Postfächer von alten Nachrichten zu entlasten, empfiehlt sich die Auswahl der Option „Elemente älter als 1 Monat löschen“ – im Gegensatz zur Einstellung „abgelaufene Elemente löschen“, welche lediglich Nachrichten mit einem explizit hinterlegten Verfallsdatum erfasst.

Als Zielpfad für die Auslagerung kann beispielsweise ein lokaler Archivordner unter D:Mail definiert werden. Diese Konfigurationsparameter lassen sich einheitlich auf sämtliche Ordner der Postfachstruktur anwenden.

Kontoeinrichtung und Dateistruktur in der Mail-App von Windows 10

Neben den klassischen Desktop-Clients dokumentieren Anleitungen auch die Mail-App von Windows 10. Die Anwendung unterstützt das Hinzufügen verschiedener Kontotypen, darunter Outlook.com, Exchange, Google und iCloud sowie weitere generische POP- und IMAP-Konten.

Auf lokaler Dateiebene speichert die Mail-App E-Mail-Dateien im EML-Format ab. Diese liegen standardmäßig in einer verschachtelten Verzeichnisstruktur unter C:UsersAppDataLocalPackagesmicrosoft.windowscommunicationsapps_...LocalStateIndexedLiveComm<10-stellig>Mail1, wobei die Platzhalter für den jeweiligen Benutzernamen und eine zehnstellige Identifikationsnummer des Systems stehen.

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Automatische Antworten bei Exchange und Drittanbieter-Postfächern

Bei der Einrichtung von Abwesenheitsnachrichten besteht eine grundlegende technische Trennung zwischen den Kontotypen. Nutzer, die über ein Microsoft-Exchange-Konto angebunden sind, können Abwesenheitsnotizen direkt über die Client-Oberfläche über den Pfad Datei ? Info ? Automatische Antworten konfigurieren. In diesem Fall übernimmt der Mailserver die Auslieferung der Antworten serverseitig.

Für Konten ohne Exchange-Anbindung existiert diese Menüoption in der Regel nicht nativ. In solchen Umgebungen erfordert die automatisierte Beantwortung eine Kombination aus einer vorab erstellten Antwortvorlage und einer entsprechenden Filterregel im Regel-Assistenten.

Versionsspezifische Umsetzung in Outlook 2007, 2010 und 2013

Die praktische Umsetzung bei Nicht-Exchange-Konten variiert je nach Client-Version:

In Outlook 2007 erfolgt die Einrichtung über eine Vorlage im OFT-Dateiformat. Anschließend wird eine Regel mit der Bedingung „Bei Eintreffen prüfen“ definiert, auf die Filteroption „Nur an mich“ eingegrenzt und mit der Aktion „Mit bestimmter Vorlage antworten“ verknüpft.

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In Outlook 2010 kann die automatische Antwort über eine Regel gesteuert werden, die als Bedingung eine Größenprüfung umfasst. Hierbei wird die Spanne „Größe 0K–999999K“ hinterlegt, um eingehende Nachrichten zu erfassen und den Versand der Vorlage auszulösen.

In Outlook 2013 wiederum wird der Regel-Assistent mit der Einstiegsbedingung „Auf empfangene Nachrichten anwenden“ gestartet. Auch hier wird im Anschluss die Aktion „Mit bestimmter Vorlage antworten“ ausgewählt, um die Abwesenheitsbenachrichtigung automatisiert an Absender zu übermitteln.