Planday: ChatGPT und Claude entwerfen Schichtpläne für Gastronomie und Hotels

Die Personaleinsatzplanung im Gastgewerbe öffnet sich für generative Sprachmodelle: Die Plattform Planday, eine Tochtergesellschaft des Softwarekonzerns Xero, hat verifizierte Connectoren für ChatGPT von OpenAI sowie Claude von Anthropic angekündigt.

Wie Fachmedien am 22. Oktober 2026 berichteten, sollen Führungskräfte in Gastronomie und Hotellerie damit Schichtdaten interaktiv abfragen und Dienstpläne direkt innerhalb der jeweiligen KI-Assistenz entwerfen können.

Dabei lassen sich externe Faktoren wie Wettervorhersagen, die aktuelle Buchungslage oder anstehende Großveranstaltungen in die Personalkalkulation einbeziehen. Planday bezeichnet sich als erste schichtbasierte Workforce-Management-Plattform mit verifizierten Marktplatz-Connectoren für beide Assistenten. Das System befindet sich derzeit in einer Early-Access-Phase mit über 216 Hospitality-Kunden.

Freigabeprozesse und Schutz sensibler Mitarbeiterdaten

Bei der praktischen Umsetzung setzt das Unternehmen auf das Prinzip der menschlichen Letztentscheidung: Entworfene Schichten oder Anpassungen fließen erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Nutzer in den aktiven Live-Dienstplan ein. Zudem greifen innerhalb der KI-Schnittstellen dieselben Zugriffs- und Berechtigungsregeln wie in der Kernanwendung.

Besonders sensible Mitarbeiterinformationen werden von der Übertragung an die externen Sprachmodelle ausgeschlossen. Dazu zählen Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummern sowie unbereinigte Lohndaten. Die Datenhoheit soll damit auch bei automatisierten Planungsentwürfen gewahrt bleiben.

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Hohe Aufgeschlossenheit für automatisierte Dienstpläne

Der Schritt trifft auf eine wachsende Bereitschaft in der Branche, generative Werkzeuge für administrative Aufgaben zu nutzen. Aus einer Umfrage des Branchensoftwareanbieters Toast unter über 700 Beschäftigten im Restaurantgewerbe geht hervor, dass 20 Prozent der Befragten dem Einsatz von künstlicher Intelligenz am Arbeitsplatz extrem offen gegenüberstehen, 30 Prozent bezeichneten sich als sehr offen und 27 Prozent als etwas offen. Demgegenüber äußerten sich 12 Prozent als nicht sehr offen und 10 Prozent als gar nicht offen.

Das mit Abstand größte Interesse verzeichnete die Befragung bei Zusammenfassungen zum Schichtende und bei der automatischen Dienstplanerstellung: 54 Prozent der Teilnehmer zeigten sich hierfür extrem oder sehr aufgeschlossen. Im September ermittelte Daten des Anbieters zeigen zudem, dass bereits 9 von 10 Betreibern KI-Werkzeuge einsetzen und sich 87 Prozent damit wohlfühlen.

Dynamik im Markt für Workforce-Management

Die Initiative von Planday reiht sich in eine breitere Welle von Neuentwicklungen für Beschäftigte außerhalb klassischer Büroarbeitsplätze ein. So veröffentlichte Microsoft die Funktion der Schichtrotationsrichtlinien für Dynamics 365 Contact Center im Web mit allgemeiner Verfügbarkeit, bei der Supervisoren Rhythmen und Zeitfenster hinterlegen und das System Muster auf zukünftige Planungsläufe anwendet.

Für den mobilen Einsatz startete Slack am 19. Oktober 2026 mit Slack Frontline einen spezialisierten Arbeitsbereich für Service- und Filialkräfte mit angebundenen Agenten.

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Trotz moderner Schnittstellen bleibt die praktische Umsetzung in vielen Schichtbetrieben jedoch komplex. Eine Erhebung des Planungssoftwareanbieters Quinyx ergab, dass 40 Prozent der Betriebe ihre Schichtpläne nach wie vor mit Tabellenkalkulationen erstellen und 22 Prozent zu Stift und Papier greifen, während erst 25 Prozent KI-gestützte Werkzeuge einsetzen.

Zugleich gaben 51 Prozent der befragten Schichtbetriebe an, mit den regulatorischen Anforderungen an die Dienstplangestaltung zu kämpfen. Connectoren zu etablierten Sprachmodellen sollen diese Hemmschwelle senken, indem sie komplexe Planungslogiken über standardisierte Eingaben zugänglich machen.